Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius darbuotojų apskaitos žingsnius, pradedant naujo darbuotojo priėmimu ir baigiant atlyginimų išmokėjimu. Nagrinėsime personalo ir algos modulius, darbuotojo korteles, tabelius bei kitus svarbius aspektus.
Darbuotojo Priėmimo Etapai
Darbuotojo priėmimas atliekamas keliais etapais:
- Personalo modulyje sukuriama ir aprašoma personalo kortelė su visa personalo apskaitai reikalinga informacija.
- Algos modulyje aprašoma darbuotojo kortelė su visa atlyginimų skaičiavimui ir išmokėjimui reikalinga informacija. Darbuotojo kortelė susiejama su personalo kortele, joje nurodant personalo kodą.
- Personalo operacijose įvedama priėmimo į darbą operacija. Ji perkeliama. Algos dokumentuose atsiranda priėmimo operacija - ji perkeliama.
Personalo Kortelės Kūrimas
Personalo modulyje sukuriama ir aprašoma personalo kortelė su visa personalo apskaitai reikalinga informacija.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Visą kitą informaciją įveskite savo nuožiūra. Nereikia vesti perteklinės informacijos.
Algos Kortelės Kūrimas
Algos modulyje sukuriama ir aprašoma darbuotojo kortelė.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Paspauskite skirtuką "Padaliniai".
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Pareigos" - iš pareigų sąrašo pasirinkite pareigas "Direktorius". Kadangi laukas sąrašinis (pažymėtas "v"), tai jo reikšmę galima pasirinkti iš sąrašo, paspaudus mygtuką "Sąrašas".
- "Kalendorius" - iš kalendorių sąrašo pasirinkite sisteminį kalendorių (S_SISTEMINIS). Kadangi laukas sąrašinis (pažymėtas "v"), tai jo reikšmę galima pasirinkti iš sąrašo, paspaudus mygtuką "Sąrašas".
- "Sąskaitų ryšys" - iš sąskaitų ryšių sąrašo pasirinkite AL001 "Algos sąskaitų ryšį".
Požymio "Neformuoti tabelio" nedėkite. Požymis "Neformuoti tabelio" uždedamas tuo atveju, kai darbuotojo nereikia traukti į to padalinio tabelį. Dažniausiai tai būna tada, kai darbuotojas pereina dirbti į kitą padalinį. Požymis uždedamas padalinyje, iš kurio jis išeina.
Taip pat skaitykite: Asmeninė patirtis socialiniame darbe
Palikite požymį "Įtraukti į kalendorinio laiko vidurkio skaičiavimą". Požymis "Įtraukti į kalendorinio laiko vidurkio skaičiavimą" labai svarbus, kai darbuotojui skaičiuojamas vidurkis ne pagal dirbtą laiką, o pagal kalendorinį laiką. Jeigu darbuotojas padalinyje nebedirba, šis požymis turi būti nuimtas.
Aprašius padalinį, priskiriami priskaitymai, kurie tame padalinyje darbuotojui bus skaičiuojami.
- Paspauskite mygtuką "Priskaitymai".
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Konkrečios žmogaus padalinyje kintamųjų reikšmės aprašomos paspaudus mygtuką "Kintamieji"".
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Data" - nurodykite mėnesį, nuo kurio galios kintamojo reikšmė. Šiuo atveju nuo praėjusio mėnesio 1 dienos.
- "Kintamojo Nr." - paspaudus mygtuką "Sąrašas", pasirinkite tipą "Žmogaus padalinyje".
- Paspauskite mygtuką "Informacijos nuskaitymas".
Paspauskite skirtuką "Bankai". Jame aprašomi darbuotojo bankų, į kuriuos bus pervedamas atlyginimas, rekvizitai.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Bankas" - nurodykite banko kodą 70440 AB "SEB bankas". Kadangi laukas sąrašinis (pažymėtas "v"), tai jo reikšmę galima pasirinkti iš sąrašo, paspaudus mygtuką "Sąrašas".
- "Banko sąskaita" - įrašykite banko sąskaitą.
- Dar kartą paspauskite mygtuką "Išsaugoti" ir išsaugokite darbuotojo kortelę.
Atskaitymai nepriklauso nuo padalinių, kuriuose darbuotojas dirba, yra bendri darbuotojui. Jie aprašomi darbuotojų sąraše paspaudus mygtuką " Atskaitymai".
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Tokiu pačiu principu priskirkite visus tam darbuotojui reikalingus atskaitymus. Atskaitymų skaičiavimui reikalingos tam tikros reikšmės, pvz.: ar taikomas NPD, pensijos kaupimo procentas.
- Paspauskite mygtuką "Kintamieji"".
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Data" - nurodykite mėnesį, nuo kurio galios kintamojo reikšmė. Šiuo atveju nuo praėjusio mėnesio 1 dienos.
- "Kintamojo Nr." - paspaudus mygtuką "Sąrašas" ir pasirinkite tipą "Žmogaus".
- Paspauskite mygtuką "Informacijos nuskaitymas".
- Dar kartą paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Data" - nurodykite mėnesį, nuo kurio galios kintamojo reikšmė. Šiuo atveju nuo praėjusio mėnesio 1 dienos.
- "Kintamojo Nr." - paspaudus mygtuką "Sąrašas" ir pasirinkite tipą "Žmogaus".
- Paspauskite mygtuką "Informacijos nuskaitymas".
Priėmimo Į Darbą Operacija
Personalo operacijose įvedama priėmimo į darbą operacija. Ji perkeliama.
Taip pat skaitykite: Kaip pildyti 9-SD formą?
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Operacijos data" - įveskite priėmimo įsakymo datą.
- "Tipas" - pasirinkite operacijos tipą "Priėmimas į etatą".
- "Dokumento numeris" - įrašykite įsakymo numerį.
- "Personalo kodas" - iš personalo sąrašo pasirinkite darbuotoją Vėją Vėjūną.
- "Etatas" - iš etatų padalinyje sąrašo pasirinkite "Direktorius".
- Į dokumentą įkris prie etatų suvesta informacija: padalinys, atostogų formulė.
- Paspauskite mygtuką "Išsaugoti" ir išsaugokite priėmimo operaciją.
Lange "Personalo operacijos" susikūrė nauja operacija.
Informacijos perkėlimui stulpelyje "PŽ" uždėkite požymį "v". Tai galima atlikti tiesiog laukelyje uždedant požymį arba su pele dukart paspaudus stulpelio pavadinimą "PŽ" . Perkėlimo požymis pasikeičia į raudoną "P".
Po personalo operacijos perkėlimo susiformuoja įrašas atostogų likučiuose ir algos dokumentuose. Patekote į algos dokumentų sąrašą.
- Paspauskite mygtuką "Koreguoti".
- Iš personalo operacijos automatiškai užsipildė dokumento numeris, dokumento data, tabelinis numeris.
- Jei darbuotojas priimamas dirbti nuo pirmos mėnesio dienos, abiejuose datų intervalo datose nurodoma pirma mėnesio diena.
- Dokumentą išsaugokite, pažymėkite ir perkelkite.
1SD Formos Suformavimas
- Spauskite mygtuką "Spausdinti" kol atsidarys ataskaitų pasirinkimas.
- Pasirinkite ataskaitą "Pranešimas apie draudimo pradžią XML (1-SD) ".
- Dar kartą paspauskite mygtuką "Spausdinti".
- Suformuojamas failas, kurį geriausia išsaugoti kokiame nors atskirame kataloge. Tame pačiame kataloge siūloma saugoti ir iš Sodros atsisiųstus šablonus.
- Patikrinus suformuotą informaciją, failas perduodamas Sodrai.
- Suformavus 1SD formą, dar kartą paspauskite mygtuką "Spausdinti" ir pasirinkite ataskaitą "Darbo sutartis nuo 2017.07.01".
Tabelio Formavimas
Suformuokite ir užpildykite praėjusio mėnesio padalinio "Centras" darbo laiko apskaitos žiniaraštį (tabelį).
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Programa praneš, kad tabelio formavimas baigtas.
- Pelės žymeklį padėkite ant suformuoto padalinio ir spauskite mygtuką "Koreguoti".
- Atsidarė langas "Tabelio koregavimas".
- Paspauskite mygtuką "Papildyti iš algos dokumentų visiems".
- Paspauskite mygtuką "Sumuoti laiką visiems".
Iškart tabelių perkelti nerekomenduojama. Dažniausiai jie perkeliami vėliau baigus skaičiavimus. Tačiau, jei reikia, kad tabelio nebekoreguotų - jis perkeliamas.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
Į perspėjimą "Yra neperkeltų tabelių! Užbaigus to mėnesio skaičiavimus, informacija perkeliama. Į perspėjimą "Yra neperkeltų tabelių!
Atlyginimų Išmokėjimas
Suformuokite algos išmokėjimo failą į banką.
- Spauskite mygtuką "Spausdinti" kol atsidarys ataskaitų pasirinkimas.
- Dar kartą paspauskite mygtuką "Spausdinti".
- Suformuojamas failas, kurį geriausia išsaugoti kokiame nors atskirame kataloge.
- Dar kartą paspauskite mygtuką "Išsaugoti" ir išsaugokite mokėjimo operaciją.
Lange "Algos išmokėjimas" susikūrė nauja operacija. Informacijos perkėlimui stulpelyje "PŽ" uždėkite požymį "v". Tai galima atlikti tiesiog laukelyje uždedant požymį arba su pele dukart paspaudus stulpelio pavadinimą "PŽ" .
Patekote į DK operacijų sąrašą. Paspauskite mygtuką "Koreguoti". Pamatysite šio įrašo sąskaitų korespondenciją.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Sąskaita" - nurodykite sąskaitų plano sąskaitą, iš kurios bus vykdomas mokėjimas.
- "Mokėtojo bankas" - iš bankų sąrašo pasirinkite AB "SEB banką".
- "Dokumento numeris" - įrašykite dokumento numerį.
- Paspauskite mygtuką "Algos skolos".
- Į klausimą "Ar išsaugoti informaciją." atsakykite "Taip".
Patekote į DK operacijų sąrašą. Paspauskite mygtuką "Koreguoti". Pamatysite šio įrašo sąskaitų korespondenciją.
Kortelės, Sąskaitų Planas Ir Kitos Kortelės
Be visoje sistemoje naudojamų kortelių, tokių kaip padaliniai, sąskaitų ryšiai ir pan., algos ir personalo moduliuose aprašomos specialios, tik šiuose moduliuose naudojamos kortelės. Tai yra priskaitymų, atskaitymų sąrašai, kalendoriai, pareigų sąrašas, etatai ir t.t.
Privaloma dimensija algos ir personalo moduliuose, yra padalinys. Įmonėje gali būti aprašyti vienas arba keli padaliniai. Visi įmonėje dirbantys darbuotojai įdarbinami tam tikruose padaliniuose.
Pasitikrinkite, ar aprašyti padaliniai "Centras" ir "Parduotuvė". Jeigu padalinių kortelių nėra, jas sukurkite. Kaip tai atlikti, aprašyta užduotyje: Padaliniai. Jeigu reikiamų padalinių kortelių nėra, jas sukurkite. Kaip tai atlikti, pažiūrėkite: Padaliniai.
Operacijų Perkėlimas
Rivile Gama programoje visos užbaigtos operacijos yra perkeliamos. Baigus darbuotojams skaičiuoti priskaitymus /atskaitymus, informacija irgi turi būti perkeliama. Perkėlimo metu susiformuoja įrašai Didžiojoje knygoje algos priskaičiavimo žurnale SS_ALGA_PRIS. Vienu metu negali būti neperkeltų skaičiavimų už kelis mėnesius.
Perkėlimo metu sąskaitos parenkamos pagal iš anksto aprašytas tam tikras taisykles.
- Paspauskite mygtuką "Koreguoti".
- Atsidaro langas "Sąskaitos ryšio koregavimas".
Lauke "DU šaltinis" nurodoma balansinė sąskaita, kurioje bus apskaitomas darbo užmokestis (debetas). Dažniausiai tai yra sąnaudų sąskaita. Gamybinėse įmonėse, jeigu darbo užmokestis traukiamas į gaminių savikainą, čia gali būti nurodoma gamybos sąskaita.
Lauke "Paskaičiuotas DU ir avansas" nurodoma balansinė sąskaita, į kurią, perkėlus atlyginimo paskaičiavimus, ateina darbo užmokesčio skola (kreditas). Šiuo atveju, tai 4480 sąskaita "Mokėtinas darbo užmokestis".
Jeigu darbuotojui skaičiuojami priskaitymai už būsimus mėnesius (pvz., atostoginiai), tai jų suma patenka į sąskaitą, kuri nurodyta laukelyje "Ateinančių laikų sąnaudos". Analogiškas funkcijas atlieka sąskaitos, skirtos Sodrai iš įmonės lėšų: "Šaltinis" - debeto sąskaita, "Rezultatas" - kredito sąskaita (skola Sodrai) bei "Ateinančių laikų Sodros sąnaudos".
Kalendoriai
Kalendoriai yra skirti aprašyti tam tikros darbuotojų grupės darbo grafikui. Juose atsispindi kiekvieno mėnesio darbo, poilsio ir šventinės dienos, darbo dienos trukmė. Kalendorius apibrėžia, kiek dienų ir valandų darbuotojas turi išdirbti per mėnesį.
Rivile GAMA programoje sisteminis kalendorius užpildomas automatiškai. Sisteminio (5 darbo dienų, 40 val. Patikrinkite, ar užpildytas 20xx metų sisteminis kalendorius (kodas S_SISTEMINIS).
- Paspauskite mygtuką "Koreguoti".
- Atsidarė langas "Kalendoriaus koregavimas".
- Patikrinkite ar aprašyti jums reikalingi mėnesiai.
Jeigu ne, vadinasi, sisteminis kalendorius nebuvo suimportuotas ir jį reikia suimportuoti. Grįžkite į kalendorių sąrašą ir dešiniu pelės klavišu paspauskite mygtuką "Importas". Išsiskleidusiame meniu pasirinkite "WEB importas". Į klausimą "Naujų dokumentų - 1. Importuosite? Suimportuojami visi naujai atsiradę metų mėnesiai.
Priskaitymų Ir Atskaitymų Sąrašai
Naujai sukurtoje duomenų bazėje pateikiamas tam tikras priskaitymų bei atskaitymų sąrašas. Tačiau daugumoje įmonių yra skaičiuojami dar ir kitokių rūšių priskaitymai bei atskaitymai. Jie aprašomi papildomai.
Susiraskite priskaitymą "Valandinis atlyginimas" ir padėkite ant jo pelės žymeklį. Paspauskite viršuje esantį mygtuką, "Priskaitymų-atskaitymų ryšio lentelė". Atsidariusioje lentelėje sužymėti tie atskaitymai, kurie bus skaičiuojami nuo šio priskaitymo.
Analogiškai, kaip ir su priskaitymais, galima pasižiūrėti, nuo kokių priskaitymų bus skaičiuojami tam tikri atskaitymai.
Pareigų Ir Etatų Sąrašai
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Užpildykite laukus:
- "Kodas" - įveskite kodą "01".
- "Pavadinimas" - įrašykite pareigų pavadinimą "Direktorius".
- "Etatų skaičius" - palikite etatų skaičių "1".
Kitas pareigas galima kurti pasinaudojus mygtuko "Įvedant naują kopijuoti" pagalba. Personalo modulyje pareigos aprašomos plačiau. Sukurkite įmonės etatų sąrašą.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Paspauskite mygtuką "Išsaugoti" ir išsaugokite etatą.
Kitus etatus galima kurti naudojantis mygtuku "Įvedant naują kopijuoti" . Aprašykite visus užduotyje pateiktus etatus.
- Paspauskite mygtuką "Naujas".
- Laukelyje "Etato kodas" iš etatų sąrašo pasirinkite etatą "Direktorius".
- Laukelyje "Padalinio kodas" iš padalinių sąrašo pasirinkite padalinį "Centras".
- Užpildykite lauką "Etatų kiekis" - įveskite, kiek direktoriaus etatų yra patvirtinta padalinyje "Centras".
Aprašant kitus patvirtintus etatus, galima naudotis mygtuku "Įvedant naują kopijuoti".
Parametrai
Susiraskite parametrą "Sodros skyrius" : paspauskite mygtuką "Paieška" ir surinkite pavadinimo fragmentą, pvz., "sodr" . Atsidaro langas "Informacija apie parametrą". Ar aišku, kaip užpildyti parametrų reikšmes?
Personalo Valdymas Ir Efektyvumas
Personalo valdymas - tai procesų ir priemonių visuma, padedanti organizacijoms efektyviai administruoti darbuotojus, jų kompetencijas, darbo laiką ir užduotis.
Kodėl reikalingas personalo valdymas?
- Efektyvumas: automatizuoja kasdienes užduotis, sumažina klaidų tikimybę ir taupo laiką.
- Skaidrumas: suteikia aiškų darbuotojų duomenų, atostogų, darbo grafikų ir dokumentų matomumą.
- Motyvacija: padeda užtikrinti sklandžią komunikaciją, darbuotojų įsitraukimą bei jų poreikių atliepimą.
- Teisinė atitiktis: padeda laikytis darbo teisės reikalavimų ir tvarkyti personalo dokumentaciją pagal galiojančius įstatymus.
- Strateginė nauda: suteikia įžvalgų apie darbo našumą, darbuotojų kaitą ir kitus rodiklius, leidžiančius priimti geresnius verslo sprendimus.
Dažniausiai Užduodami Klausimai
Kas yra personalo valdymo programinė įranga ir kodėl ji svarbi?
Personalo valdymo (HR) programinė įranga - tai skaitmeninis įrankis, skirtas automatizuoti darbuotojų duomenų, atostogų / neatvykimų, darbo sutarčių, komandiruočių, įvairių prašymų ir kitų HR procesų valdymą.
- Rankinės užduotys pakeičiamos elektroniniais darbo srautais
- Duomenys saugomi vieningoje bazėje ir pasiekiami savitarnoje
- Sistemos primena apie terminus ir atitikties reikalavimus
Kokiomis svarbiausiomis funkcijomis turi pasižymėti personalo valdymo programinė įranga?
- Darbuotojų duomenų bazė su istorija ir dokumentais
- Atostogų / neatvykimų valdymas - planai, likučiai, patvirtinimai
- Darbo sutarčių modulis ir e. parašas
- Elektroniniai prašymai (atostogos, komandiruotės, laisvos formos)
- Ataskaitos ir integracija su „Sodra“ (XML ligos įrašai)
Kaip užtikrinamas duomenų saugumas?
Vecticum veikia „Google Cloud“ infrastruktūroje. Duomenys perduodami šifruotu TLS ryšiu, laikantis visų BDAR (GDPR) standartų.
Ar sistema tinka mažoms įmonėms?
Taip. BASIC planas skirtas nedidelėms komandoms - iškart paruoštas naudoti iki 10 naudotojų.
Kokią darbuotojų informaciją galiu saugoti Vecticum sistemoje?
Vecticum leidžia saugoti išsamią personalo informaciją: kontaktinius ir darbinius duomenis, sutarčių informaciją, kvalifikacijas, šeimos narius, papildomus dokumentus ir t. t.
Ar galiu valdyti visų tipų atostogas?
Sistema palaiko visas Lietuvos įstatymų numatytas atostogų rūšis. Galite kurti skirtingas taisykles, darbuotojai teikia prašymus per savitarną, o sistema viską apskaičiuoja automatiškai.
Kaip Vecticum padeda administruoti komandiruotes ir jų išlaidas?
Komandiruočių modulyje nurodomos stotelės, biudžetas, tikslai. Po tvirtinimo automatiškai skaičiuojami dienpinigiai. Galima pateikti ir ataskaitas su realiomis išlaidomis.
Kaip sprendžiami norminių dokumentų valdymo klausimai?
Modulyje „Reglamentai ir tvarkos“ galima kelti dokumentus, sekti versijų istoriją, tvirtinti, siųsti skaitymo patvirtinimus bei sekti audito žurnale.
Ar galima teikti prašymus per sistemą?
Taip - galima pateikti ne tik atostogų ar komandiruotės, bet ir laisvos formos prašymus. Visi procesai automatizuoti: nuo tvirtinimo iki atnaujinimų sistemoje.
Ar yra bendras įmonės kalendorius neatvykimams?
Taip. Kalendoriuje matomi visi neatvykimai pagal padalinius ar projektus. Tai padeda planuoti darbų apkrovas ir išvengti dubliavimų.
Kaip dalintis įmonės naujienomis?
Intraneto sraute skelbiamos naujienos su failais ar komentarais. Matoma, kas jas peržiūrėjo.
Kaip veikia elektroninis parašas?
Per „Dokobit“ pasirašomos sutartys, įsakymai ar reglamentai. Viskas vyksta elektroniniu būdu - greitai ir saugiai.