Įmonių buhalterinė apskaita ir su ja susiję procesai yra ypatingai svarbūs kiekvienai įmonei. Dažnai kyla klausimų, kaip tinkamai paskirti įgaliotą asmenį buhalterį Sodros ataskaitoms teikti ir kokie yra svarbiausi reikalavimai bei atsakomybės šioje srityje.
Įgalioto asmens paskyrimo reikšmė Sodros ataskaitoms
Sodra yra pagrindinė institucija, prižiūrinti socialinio draudimo mokėjimus Lietuvoje. Įmonės turi teikti įvairius mėnesinius pranešimus ir deklaracijas, tokias kaip 1-SD, 2-SD pranešimai, kurie informuoja Sodra apie naujai priimtus arba atleistus darbuotojus ir priskaičiuotas socialinio draudimo įmokas.
Įgalioto asmens - dažnai buhalterio ar kito atsakingo darbuotojo - paskyrimas leidžia šiam asmeniui teisėtai pateikti reikiamus duomenis Sodrai ir kitiems valstybės institucijoms, naudotis elektroninėmis sistemomis (pvz., EDAS), pasirašyti ataskaitas ir pranešimus vietoj įmonės vadovo.
Kaip suteikti įgaliojimus ir reikalavimai
Norint, kad buhalteris galėtų teikti ataskaitas Sodrai, nereikia atskirai nešti jokių dokumentų į Sodrą. Įmonės direktorius prisijungia prie Sodros EDAS sistemos per savo banką ir suteikia teisę naudotis elektroninėmis paslaugomis įgaliotam asmeniui.
Jeigu įgaliotasis asmuo turi e. parašą, jis gali savarankiškai prisijungti prie Sodros sistemos ir teikti reikiamas ataskaitas be papildomo direktoriaus parašo.
Taip pat skaitykite: 25,5 metų darbo stažas ir pensija
Taip pat būtina pateikti Sodrai įgaliojimą, kuris patvirtina, kad būtent šis buhalteris ar kitas darbuotojas yra teisėtas asmuo pasirašyti ir teikti pranešimus.
Registravimo būdai ir prisijungimas prie EDAS
- Prisijungimas per banko internetinę sistemą (dažniausias būdas)
- Prisijungimas naudojant e. parašą
- Naudojantis kitomis patvirtintomis elektroninės tapatybės priemonėmis, pavyzdžiui, mobiliuoju parašu (Omnitel el. parašas)
Galimas ir tiesioginis prisijungimas kaip įgaliotam asmeniui be individualaus e. parašo, jei vadovas suteikia teisę naudotis savo paskyra ir teisėmis per savo banko sistemą.
Buhalterio ir įmonės vadovo atsakomybės
Įmonės buhalterinės apskaitos tvarkymas, mokesčių apskaičiavimas ir deklaravimas yra sudėtingi procesai, kuriems reikalingos specialios žinios. Nors vadovas yra atsakingas už visos įmonės veiklą, įstatymai numato, kad buhalteris turi tvarkyti apskaitą pagal teisės aktų reikalavimus, užtikrinti įrašų teisingumą ir ataskaitų pateikimą laiku.
Vadovas yra atsakingas už buhalterinės apskaitos organizavimą, darbuotojų paskyrimą, darbo sąlygų sudarymą ir kontrolę. Taip pat vadovas negali visiškai nusimesti atsakomybės už mokesčių sumokėjimą ar buhalterinių dokumentų teisingumą, net jei šias funkcijas patikėjęs buhalteriui.
Įmonės vadovo pareigybė yra ypač svarbi, nes jis gali būti traukiamas atsakomybėn ir drausminėn, ir net administracinėn arba baudžiamojon, jei pažeidžiami reikalavimai dėl buhalterinės apskaitos ar mokesčių.
Taip pat skaitykite: Instrukcija: kaip siųsti laišką Sodrai registruotu
Atsakomybės sritys
| Atsakomybės sritis | Vadovo atsakomybė | Buhalterio atsakomybė |
|---|---|---|
| Buhalterinės apskaitos organizavimas | Užtikrinti darbuotojų paskyrimą, darbo sąlygas, kontrolę | Vykdyti apskaitos tvarkymą pagal teisės aktus |
| Mokestinių ataskaitų parengimas ir pateikimas | Kontroliuoti procesus, nustatyti atsakingus darbuotojus | Ruošti deklaracijas, pateikti laiku |
| Apskaitos dokumentų ir registrų išsaugojimas | Užtikrinti dokumentų išsaugojimą ir tvarkymą | Tvarkyti dokumentus pagal įstatymų reikalavimus |
| Įmonės finansinių ataskaitų rengimas | Patvirtinti politiką, kontroliuoti procesus | Vykdyti apskaitos įrašus, ruošti ataskaitas |
Veiklos organizavimas ir apskaitos politika
Įmonės buhalterinės apskaitos organizavimas yra apie darbų paskirstymą ir atsakomybių nustatymą. Pagal dabartinį reguliavimą apskaitos tvarkymas dažniausiai atliekamas samdomo buhalterio arba apskaitos įmonės. Tačiau įmonės vadovas turi parengti apskaitos ir mokesčių politiką, užtikrinti jos laikymąsi bei paskirti asmenis, atsakingus už jos įgyvendinimą.
Šis vidaus dokumentas apibrėžia apskaitos principus, metodus ir taisykles, pagal kurias vykdoma įmonės finansinė apskaita ir ruošiamas mokesčių apskaičiavimas. Politika kaip taisyklė atnaujinama ir pritaikoma prie veiklos pokyčių.
Ar įmonės direktorius gali būti tik buhalteris?
Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo 10 straipsnį, už apskaitos tvarkymą atsako įmonės apskaitos tarnyba arba vyr. buhalteris. Šiame įstatyme nėra tiesiogiai uždrausta, kad direktorius galėtų tvarkyti buhalteriją, tačiau Akcinių bendrovių įstatymas draudžia būti direktoriumi ir buhalteriu vienam asmeniui, nes šios pareigybės turi būti atskiros dėl atsakomybės ir kontrolės principų.
Praktikoje dažnai kyla diskusijų, ar direktorius gali vienu metu būti ir buhalteris, tačiau tokiais atvejais rekomenduojama pasitikrinti konkretų įmonės tipą ir taikomus teisės aktus.
Tipinės buhalterinės užduotys ir jų vykdymas
- Darbuotojų priėmimas į darbą ir informacijos apie tai pateikimas Sodrai (1-SD pranešimas).
- Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymas bei pasirašymas.
- Darbo užmokesčio apskaičiavimas kiekvieno mėnesio pradžioje už praėjusį mėnesį.
- Mėnesinių ataskaitų teikimas Valstybinei mokesčių inspekcijai (GPM312, GPM313) ir Sodrai (2-SD pranešimas).
- Mokesčių apmokėjimas - socialinio draudimo įmokų iki 15 dienos kito mėnesio ir gyventojų pajamų mokesčio mokėjimas pagal laikotarpius.
Visos šios operacijos reikalauja didelės atsakomybės, tikslumo ir žinių, todėl įgalioto asmens paskyrimas bei įgaliojimų suteikimas Sodros ataskaitoms teikti yra būtina procedūra.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
Kokius dokumentus pateikti perkančiajai organizacijai, jei buhalterines paslaugas teikia išorinė įmonė?
Jei buhalterinė apskaita tvarkoma ne tiesiogiai įmonėje, o kitoje apskaitos paslaugų įmonėje, tiekėjas perkančiajai organizacijai turi pateikti duomenis, kurie patvirtintų, kad jis atitinka Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus. Tai gali būti VĮ Registrų centro Jungtinės duomenų pažyma arba kiti dokumentai, įrodančiai buhalterinės apskaitos tvarkymo teisėtumą ir tinkamumą.
Apibendrinimas
Sodros ataskaitų teikimas ir buhalterinės apskaitos tvarkymas yra sudėtingi procesai, kuriems būtinas aiškus atsakomybės paskirstymas. Įgaliotas asmuo - dažnai buhalteris - turi teisę naudotis Sodros elektroninėmis sistemomis ataskaitoms pateikti, o direktorius privalo suteikti reikiamus įgaliojimus. Vadovas ir buhalteris kartu atsako už buhalterinės apskaitos kokybę, tinkamą mokesčių apskaičiavimą ir sumokėjimą.