Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio, tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų. Ar galimas nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje, kas gali vairuoti įmonės automobilį, kaip turi būti atliekama įmonės automobilių degalų apskaita? Atsakymus į šiuos ir kitus klausimus trumpai apžvelgsime šiame straipsnyje. Galimos trys automobilio naudojimo įmonėje situacijos: nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje; automobilio veiklos nuoma (automobilio nuomos sutartis su įmone); automobilio naudojimas pagal panaudą.
Automobilio naudojimas įmonės veikloje
Įmonės veikloje darbuotojo automobilis gali būti naudojamas panaudos pagrindu. Tokioje sutartyje būtina nurodyti, kokias išlaidas kompensuos įmonė, pavyzdžiui, kurą, plovimą, remontą ir kt. Taip pat tikslinga nurodyti ir automobilio naudojimo laikotarpį ar kitus apribojimus. Pasirašius panaudos sutartį su darbuotoju, jo asmeninis automobilis gali būti naudojamas įmonės reikmėms. Papildomai yra parengiamas įsakymas dėl kuro normos ir kuro sąnaudų pripažinimo, kuras yra nurašomas arba teikiamas kelionės lapas su kelionių maršrutais. VMI požiūriu nuoma už darbuotojo automobilį turėtų būti mokama epizodiškai, pagal poreikį, o ne kiekvieną mėnesį - tai pagrindžia principą, kad automobilis turėtų būti naudojamas tik įmonės reikmėms.
Įmonės automobilio naudojimas asmeniniams tikslams
- Bendroji taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Deja, kartais tai įrodyti gali būti sudėtinga. Norint teisingai apskaityti automobilio naudojimą, būtina laikytis šių sąlygų: automobiliai veiklos nuoma ar pirkimas yra pateisinami tik tada, kai transportas būtinas kasdienei įmonės veiklai ir yra pigesnis pasirinkimas nei taksi paslaugos; jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra; detali kelionių apskaita (kas, kokiu adresu ir tikslu važiavo ir kt.) - lengvojo automobilio kelionės lapas apskaitą palengvina; automobilio nuoma įmonės darbuotojui turėtų būti mokama epizodiškai, atsižvelgiant į realų automobilio poreikį, o ne kaip dalis darbo užmokesčio; patvirtinta įmonės automobilių naudojimo tvarka, kurioje numatytas degalų įsigijimas, maršrutų planavimas ir kt.
- Jei kyla klausimas dėl asmeninių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis - gali kilti pilna mokesčių našta, įskaitant gyventojų pajamų mokestį (GPM), Sodros įmokas bei PVM. VMI nuostatos aiškios: naudojimas turi būti pagrįstas dokumentais, o ne tik teiginiais.
Įmonės automobilio naudojimas
Pastaruoju metu įmonių automobiliai sulaukia daugiau dėmesio siekiant užkirsti kelią jų naudojimui asmeninėms reikmėms. Tvarka ir apskaita - pagrindiniai įrodymai. Jei automobilio įmonės veiklai reikia retkarčiais, galima išsinuomoti, įskaitant kurą, GPM, draudimą ir kt. išlaidas. Jei automobilio poreikiai nuolatiniai, tačiau kartais naudojamas ir asmeninėms reikmėms, rekomenduojama mokėti 0,75 proc. automobilio vertės mėnesinį mokestį ir paruošti dokumentus, kurie pagrindžia transporto priemonės naudojimą versle. Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu (įmonė perka automobilį iš fizinio asmens ar lizingu). Jei įmonė šiuo metu nėra pajėgi įsigyti automobilio, galima pasinaudoti veiklos nuoma arba sudaryti panaudos sutartį. Dažniausiai tokia sutartis yra sudaroma su akcininku ar bendrijos nariu, tačiau kartais susitarimas galimas ir su darbuotojais.
Kelionės lapai ir alternatyvos
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Šie dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Tačiau nuo 2024 m. sausio 1 d. VMI sugriežtino tvarką: darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Taip pat skaitykite: 25,5 metų darbo stažas ir pensija
Kuro ir kitų išlaidų apskaita
Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI FR0521 deklaraciją už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Kuro apskaitai rekomenduojama: patvirtinti kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas; kurą pajamuoti kiekvienam automobiliui atskirai.
Geriausios praktikos atšakos: degalų apskaita gali vykti kelionės lape arba kuro nurašymo akte, nurodant mėnesio pradžios ir pabaigos odometro parodymus bei kas važiavo tiksluose. Elektromobilių įkrovimo apskaita turi būti aiški: įkrovimo vieta, laikai, ir išlaidos. Jei įkraunama viešose vietose, reikia kvitų; namuose - galima kompensacija, tačiau reikalinga trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo.
Pajamos natūra ir jų apmokestinimas
VMI aiškiai nurodo, kad įmonės vardu įsigytas turtas privalo būti naudojamas įmonės veiklai, o naudojimas asmeniniams tikslams turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai. Pajamos natūra - tai nauda, kai įmonės turtas suteikiamas darbuotojui naudotis asmeniniais tikslais, be nuosavybės perleidimo. Apskaičiuojama dviem pagrindiniais metodais: procentu nuo tikrosios rinkos kainos arba pagal nuomos tikrąją rinkos kainą. Dažniausiai naudojamas variantas - 0,75 proc. nuo rinkos kainos kada įmonė apmoka asmeniniais tikslais sunaudotus degalus. Pavyzdžiai pateikti skaičiuojant mokesčius nuo 0,75 proc. arba nuo nuomos kainos.
Pajamų natūra skaičiavimas pagal procentą (0,75 proc. be degalų arba su degalais) apima visą turto naudą, įskaitant degalų išlaidas. Tačiau jei degalai kompensuojami atskirai, papildomai gali būti taikoma PVM atstatymo ar kitų mokesčių skaičiavimai. Jei pasirinktas nuomos tikroji rinkos kaina, nauda įvertinama kas mėnesį atsižvelgiant į rinkos pokyčius; įtraukta į šioje sutartyje nurodytas naudojimo apimtis. Pavyzdžiui, jei automobilio rinkos kaina 50 000 EUR, o naudotojo dalis - 30 proc., nauda bus 15 000 EUR/metus arba 1 250 EUR/mėn. Tokiu atveju taikomi mokesčiai, kaip iš metų prisidėjimas į darbo užmokestį.
Pavyzdys: jei įmonės automobilio rinkos kaina sausio 1 d. - 50 000 EUR, o įmonė apmoka asmeniniuose poreikiuose sunaudotus degalus, pajamos natūra per mėnesį būtų 375 EUR (50 000 × 0,75 proc.). Nuo šios sumos apskaičiuojami mokesčiai: GPM 75 EUR, „Sodra“ 79,76 EUR, PVM 5,25 EUR. Papildomai įmonei - 160 EUR/mėn. Kalbant apie kitus pavyzdžius, 15 000 EUR rinkos kainos atveju, 0,75 proc. mokestis suteikia patikslintus skaičiavimus ir įmonės išlaidas.
Taip pat skaitykite: Instrukcija: kaip siųsti laišką Sodrai registruotu
Nuo ko priklauso galimos kompensacijos dydis
- Jei automobilis naudojamas tik įmonės veiklai, papildomų mokesčių gali būti išvengta, jei turima tvarka, o degalai įtraukiami į įmonės sąnaudas.
- Jei automobilis naudojamas tiek verslui, tiek asmeniniams tikslams, reikalingi tikslingi dokumentai, degalų nurašymo aktais ir kelionių lapais.
- Jei nuomojamas automobilis iš darbuotojo, gali kilti papildomų mokesčių už nuomos pajamų apmokestinimą, taip pat degalų PVM atkūrimo klausimai.
Darbo kodekso pakeitimai ir prevencija
Nuo 2023 m. birželio 1 d. DK pakeitimai keičia kuro kompensavimo tvarką, ypač kilnojamojo pobūdžio darbams. Jei sutarties sąlygos neposėja darbuotojo, jos gali būti keičiamos tik raštu su darbuotojo sutikimu. Darbdavys gali siūlyti keisti sutarties sąlygas, o darbuotojas turi teisę įspėjimo išmoką ar kitas priemones. Vienas iš svarbių principų - kompensacijų dydžiai turėtų būti pagrįsti faktais, o degalų kompensavimas turi būti laikomas kaip mokesčių objektas, kai taikoma pajamos natūra.
VMI kontrolė ir prevencinės priemonės
VMI nuolat stebi įmonių automobilių naudojimą asmeniniams tikslams ir taiko prevencines priemones. Jei kyla įtarimų, kad turtas naudojamas netinkamai (pvz., automobiliai laikomi namų ūkyje, nereglamentuojama degalų apskaita, nerealūs kelionių įrašai), pradedama stebėsena. Taip pat įmonės atsiduria rizikoje, kai asmeninės naudojimo atvejai nėra adekvačiai dokumentuoti. Nuo 2022-2024 m. įmonės, kurios deklaruoja pajamas natūra, dalyvauja didelėje mokesčių mokesčių bėdoje, o VMI skaičiai rodo didėjančias sumas.
Įmonėms svarbu laikytis atvirumo principo: aptarti automobilių naudojimą, aiškiai dokumentuoti pajamas natūra, o reguliariai tikrinti degalų apskaitą bei kelionių įrašus. Jei automobilis naudojamas tik įmonės veiklai, tvarka gali būti griežtesnė, o degalai - įtraukiami kaip sąnaudos. Jei naudojama nuoma ar panauda - būtina aiški sutartinė bazė ir teisės aktų laikymasis.
Praktiniai patarimai įmonėms
- Jei kelionės dažnos - nuomokite automobilį su aiškiu maršrutu, įskaitant kurą ir kitas išlaidas.
- Jei naudojama nuolatinė transporto priemonė, įsitikinkite, kad turite degalų normas ir kelionių lapus; laikykitės darbdavio vidaus tvarkos.
- Jei naudojama nuoma iš darbuotojo - visada nurašykite GPM nuo nuomos sumos ir prisiminkite, degalai turi būti įtraukta į mokesčius.
- Elkitės su elektromobiliais - aiškiai apibrėžkite įkrovimo vietas, laiką ir išlaidas; jei įkrovimas namuose - būtina trišalė sutartis su tiekėju.
| Scenarijus | Puikiai tinka | Pajamos natūra | Degalai įtraukti į kompensaciją? |
|---|---|---|---|
| Nuoma retai ir tik verslui | Taip | Nereikia | Nereikia |
| Nuolatinė naudojimo, kartais asmeniniams tikslams | Taip | Taip | Priklauso nuo sutarties |
| Automobilis įmonei nuosavybė | Taip | Taip | Priklauso nuo degalų apskaitos |
Debesų klausimai ir praktika
Degalų kompensacijos klausimas dažnai sukelia diskusijų. Darbo kodekso nuostatos ir VMI gairės aiškiai nurodo, kaip reikia vadovautis įmonės turtu, atskleisti naudojimą asmeniniams tikslams, ir kaip teisingai įforminti kompensacijas. Svarbu laikytis dokumentavimo principų, turėti kelionių lapus, kuriose aiškiai nurodyta, kas ką ir kur nuvažiavo, ir koks buvo degalų suvartojimas. Elektromobilių atveju - atskirai apibrėžti įkrovimo laikai ir vietos, bei ataskaitos apie sunaudotą elektros energiją.
Keli keliai praktikoje: kokį modelį pasirinkti?
1) Jei automobilis apmokamas tik verslui - fiksuokite visas išlaidas, kelionės lapai - tikslūs, degalų apskaita aiški. 2) Jei automobilis naudojamas ir asmeniniams tikslams - naudokite netiesioginį vertinimą: nustatykite 0,75 proc. nuo rinkos kainos arba nuomos kainos ir skaičiuokite mokesčius. 3) Jei nuoma iš darbuotojo - atminkite, kad degalų sąnaudų apmokestinimas gali būti perkeliamas kaip pajamos natūra, todėl būtina teisingai išskaidyti nuomos pajamas ir degalus.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
tags: #kaip #paskaiciuoti #degalu #kompensacijos #dydi