Kaip deklaruoti darbuotojo atostogas SODROJE: išsami instrukcija

Kasmetinės atostogos - laisvas nuo darbo laikas, suteikiamas darbuotojui pailsėti ir darbingumui susigrąžinti, mokant jam atostoginius. Iš esmės, pagal bendras DK nuostatas, kasmetinių atostogų suteikimas yra darbdavio ir darbuotojo susitarimas, todėl šalys turi susitarti dėl kasmetinių atostogų suteikimo, negali būti primesta vienašališka valia.

Kokios kasmetinių atostogų trukmės nustatytos įstatymuose

Pagal Darbo kodeksą numatyta, kad kiekvienam darbuotojui turi būti suteiktos ne mažiau kaip 20 darbo dienų (jeigu dirbama 5 darbo dienas per savaitę) arba ne mažiau kaip 24 darbo dienų (jeigu dirbama 6 darbo dienas per savaitę) kasmetinės atostogos.

• Jeigu darbo dienų per savaitę skaičius yra mažesnis arba skirtingas, darbuotojui turi būti suteiktos ne trumpesnės kaip 4 savaičių trukmės atostogos.
• Darbuotojams, vieniems auginantiems vaiką iki 14 metų arba vaiką su negalia iki 18 metų, ir darbuotojams su negalia suteikiamos 25 darbo dienų kasmetinės atostogos (jeigu dirbama 5 darbo dienas per savaitę) arba 30 darbo dienų (jeigu dirbama 6 darbo dienas per savaitę).
• Kasmetinės atostogos skaičiuojamos darbo dienomis. Švenčių dienos į kasmetinių atostogų trukmę neįskaičiuojamos.
• Darbo metai, už kuriuos suteikiamos kasmetinės atostogos, prasideda nuo darbuotojo darbo pagal darbo sutartį pradžios.

Pareigūnų ir valstybės tarnautojų atostogų ypatumai

Pareigūnų kasmetinės atostogos ir jų suteikimo tvarka iš dalies yra tokia pat kaip DK, iš dalies skiriasi. Jeigu tam tikri atvejai nereglamentuoti Vidaus tarnybos statute (VTS), taikomos DK nuostatos.

• Pareigūnų kasmetinių atostogų trukmė nustatoma atsižvelgiant į vidaus tarnybos stažą: 22 darbo dienos - ištarnavusiems iki 5 metų; 25 darbo dienos - ištarnavusiems nuo 5 iki 10 metų; 29 darbo dienos - ištarnavusiems nuo 10 iki 15 metų; 33 darbo dienos - ištarnavusiems nuo 15 iki 20 metų; 37 darbo dienos - ištarnavusiems 20 metų ar ilgiau.
• Pareigūnui, vienam auginančiam vaiką iki 14 metų arba vaiką su negalia iki 18 metų, suteikiamos papildomos 5 darbo dienos.
• VTS numato papildomas atostogas tam tikroms tarnyboms (pvz., pailginimas dirbant su užkrečiamosiomis ligomis), taip pat nuostatų dėl atostogų nutraukimo ir perkėlimo ypatumus.

Valstybės tarnybos įstatyme (VTĮ) iš esmės reglamentuota valstybės tarnautojų kasmetinių atostogų trukmė, o dėl suteikimo yra nuoroda į DK. Valstybės tarnautojams suteikiamos 22 darbo dienų trukmės kasmetinės minimalios atostogos, o tam tikrais atvejais (vaiką auginantys, asmuo su negalia, ilgėjantis stažas) taikomos papildomos trukmės iki 37 darbo dienų.

Kasmetinių atostogų suteikimo tvarka ir įforminimas

Kasmetinės atostogos turi būti suteikiamos bent kartą per darbo metus ir jų laikotarpiu darbuotojui paliekamas jo vidutinis darbo užmokestis (t. y. išmokami atostoginiai). Kasmetinės atostogos suteikiamos pagal darbuotojo prašymą, suderintą su darbdaviu.

Taip pat skaitykite: 25,5 metų darbo stažas ir pensija

Gali būti, kad darbuotojų kasmetinių atostogų laikotarpis nustatomas pagal iš anksto nustatytą, su darbuotojais suderintą ir darbdavio sprendimu patvirtintą kasmetinių atostogų suteikimo eilę (grafiką). Tokiais atvejais darbuotojo atskiras prašymas nereikalingas.

• Darbdavys negali vienašališkai nuspręsti dėl kasmetinių atostogų suteikimo tvarkos.
• Kasmetinės atostogos gali būti suteikiamos dalimis, tačiau bent viena dalis negali būti trumpesnė kaip 10 darbo dienų (ar ne mažiau kaip 12 darbo dienų, jeigu dirbama 6 dienas per savaitę), o jeigu darbo dienų per savaitę skaičius yra mažesnis arba skirtingas, atostogų dalis negali būti trumpesnė kaip dvi savaitės.
• DK nustato, jog už pirmuosius darbo metus visos kasmetinės atostogos paprastai suteikiamos išdirbus bent pusę darbo metams tenkančių darbo dienų skaičiaus.

Atostoginių mokėjimas ir apskaita

Atostoginiai turi būti išmokami ne vėliau kaip paskutinę darbo dieną prieš kasmetinių atostogų pradžią. Jeigu yra darbuotojo prašymas, atostoginiai gali būti sumokami kartu su darbo užmokesčiu. Jei darbdavys uždelsė atsiskaityti už kasmetines atostogas, darbuotojas, pateikęs prašymą ne vėliau nei per tris darbo dienas po atostogų, gali prisidėti dienas, už kurias nebuvo išmokėti atostoginiai, prie kitų atostogų.

Koks atlyginimas priklauso už kasmetines atostogas priklauso nuo to, kokį darbo užmokestį gavote per paskutinius 3 mėnesius. Apskaičiuojamas vidutinis darbo užmokestis (VDI) per paskutinius tris mėnesius.

• Atostoginių dydis apskaičiuojamas pagal paskutinių trijų mėnesių vidutinį dienos arba valandos atlyginimą.
• Jeigu atostogų laikotarpiu darbuotojui buvo ligos laikotarpis ar nemokamos atostogos, VDI skaičiavimas gali būti koreguojamas pagal išdirbtą laiką.
• Jeigu atostoginių suma mokama vėliau, darbuotojas gali paprašyti, kad vėlavimo laikotarpis būtų pridėtas prie sekančių atostogų.

Praktinis pavyzdys VDI skaičiavimui

Jei mėnesio atlyginimas yra 1000 eurų ir per tris mėnesius sumokėta 3000 eurų už 60 darbo dienų, vienos dienos vidurkis bus 50 eurų. Jei darbuotojas išeina 20 darbo dienų atostogų, atostoginiai bus 1000 eurų.

SODRA: deklaravimo taisyklės ir SAM pranešimai

Sodra informuoja, kad darbdavys SAM pranešimu turi deklaruoti faktinę darbuotojui apskaičiuotą pajamų (darbo užmokesčio, pareiginės algos) ir įmokų sumas. Draudėjui pateikus SAM pranešimą ir duomenis įrašius į Registrą, automatiniu būdu apdraustiesiems, įvertinus atvejus kai nėra prievolės mokėti nuo MMA, bus apskaičiuotos papildomos draudžiamųjų pajamų ir įmokų sumos ir apie mokėtiną sumą draudėjas informuotas el. žinute į asmeninę „Sodros“ paskyrą draudėjui.

Taip pat skaitykite: Instrukcija: kaip siųsti laišką Sodrai registruotu

Daugelis buhalterių su nerimu laukia, kada „Sodra“ pateiks darbdaviams informaciją apie darbuotojus, kuriems turi būti primokama socialinio draudimo įmoka dėl „grindų“ taikymo.

Nemokamos atostogos ir jų poveikis draudimui

Nemokamos atostogos nėra kasmetinių atostogų alternatyva, nes šis laikotarpis nelaikomas draudiminiu, o socialinio draudimo praradimas gali turėti įvairių pasekmių. Jei nemokamos atostogos trunka ilgiau nei 1 mėnesį, tai reiškia, kad už jį nėra mokamos valstybinio socialinio draudimo (VSD) ir privalomojo sveikatos draudimo (PSD) įmokos, todėl pastarąsias susimokėti reikia savarankiškai.

• Dėl nutrūkusio VSD įmokų mokėjimo nekaupiamas stažas ligos, motinystės, vaiko priežiūros išmokoms bei senatvės pensijai.
• Nemokamų atostogų metu susirgęs žmogus negali gauti ligos išmokos, o slaugydamas šeimos narį - slaugos išmokos.
• Jei nemokamos atostogos trunka 30 arba daugiau dienų ir žmogus neturi kitų pajamų, atsiranda prievolė privalomuoju sveikatos draudimu draustis savarankiškai.

PSD įmokos tarifas yra 9 proc. nuo minimalios mėnesinės algos. Tuo laikotarpiu draustumas privalomuoju sveikatos draudimu nenutrūksta, todėl garantuojamos medicininės paslaugos.

Kaip sužinoti, ar reikia savarankiškai mokėti PSD įmokas

Darbuotojai, kuriems dėl nedraudiminių laikotarpių atsiras prievolė savarankiškai mokėti PSD įmokas, apie tai bus informuoti asmeninėje „Sodros“ paskyroje, o tie, kurie „Sodrai“ yra nurodę savo kontaktinius duomenis - ir kitais kanalais. Atsiradusias savarankiškai mokėtinas PSD įmokas reikia susimokėti iki kitų metų gegužės 1 dienos už praėjusius kalendorinius metus.

Dažniausios nedraudiminių laikotarpių priežastys

„Sodros" specialistai pabrėžia, kad nedraudiminiai laikotarpiai gali susidaryti dėl nemokamų atostogų, atostogų kvalifikacijai tobulinti, kūrybinių atostogų, mokymosi atostogų, nušalinimo nuo darbo laikotarpių, pravaikštų, karo prievolininko sveikatos patikrinimo, karo tarnybos arba mokomųjų karinių pratybų laikotarpių, vaiko priežiūros iki trejų metų, faktiškai vaiką auginančių senelių ir kitų.

Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą

„Sodros" duomenimis, kiekvienais metais ilgesniam nei vieno mėnesio laikotarpiui (bet ne ilgiau nei 1 metus) nemokamų atostogų išeina daugiau nei 15 tūkst. žmonių, o ilgesnį nei vieno mėnesio nedraudiminių laikotarpių dėl visų priežasčių turi net virš 31,5 tūkst. žmonių.

Nemokamų atostogų suteikimo tvarka ir dokumentai

Nemokamų atostogų suteikimo darbuotojams atvejai apibrėžti DK 184 str. 1 dalyje, sąrašas yra baigtinis. Kiekvienu atveju nemokamos atostogos suteikiamos tik darbuotojo prašymu. Darbuotojams, auginantiems vaiką iki keturiolikos metų, nemokamos atostogos suteikiamos iki 14 kalendorinių dienų; auginantiems neįgalų vaiką iki 18 metų - iki 30 kalendorinių dienų ir pan.

Darbuotojas, paprašęs nemokamų atostogų, turi pateikti Darbo kodekse nurodytas aplinkybes patvirtinančius dokumentus (pvz., gimimo liudijimo kopiją, neįgalumo pažymėjimą, gydymo įstaigos rekomendaciją ir kt.).

Atostogų apskaita ir kortelės

Darbuotojo atostogų apskaitos kortelė padeda tiksliai fiksuoti panaudotas atostogas. Kadangi kiekviena atostogų diena svarbi tiek darbuotojui, tiek darbdaviui, ypač tiksliai reikia apskaičiuoti jų trukmę. Jei įmonėje nesudaryta kolektyvinė sutartis, o darbuotojas prašo leisti neatvykti į darbą dėl priežasčių, nenurodytų DK 184 str. 1 dalyje, administracija gali leisti neatvykti remdamasi DK 143 str. 2 d. 2 punktu.

Atostogų deklaravimo žingsniai SODROJE (praktinė instrukcija darbdaviams)

1. Užfiksuokite darbuotojo prašymą dėl atostogų ir suderinkite laiką su darbuotoju arba remkitės patvirtintu atostogų grafiku.
2. Apskaičiuokite darbuotojo vidutinį darbo užmokestį (VDI) už paskutinius 3 mėnesius, įtraukdami darbo rezultatais pagrįstas premijas ir priedus.
3. Išmokėkite atostoginius ne vėliau kaip paskutinę darbo dieną prieš atostogas arba pagal darbuotojo prašymą kartu su darbo užmokesčiu.
4. Pateikite SAM pranešimą Sodra apie darbuotojo atostogas, deklaruodami faktines apskaičiuotas pajamų ir įmokų sumas.
5. Sodra, gavusi pranešimą ir įrašius duomenis į Registrą, apskaičiuos papildomas draudžiamųjų pajamų ir įmokų sumas jei reikės, ir informuos apie mokėtiną sumą.
6. Užtikrinkite, kad darbuotojo atostogų laikotarpiai būtų tiksliai užfiksuoti atostogų apskaitos kortelėje personalo dokumentacijoje.

Kas svarbu darbdaviui žinoti praktikoje

• Darbdavys negali vienašališkai nustatyti kasmetinių atostogų suteikimo tvarkos; atostogų grafikas gali būti priimtas darbdavio sprendimu tik suderinus jį su darbuotojais.
• Jeigu darbdavys uždelsė atsiskaityti už kasmetines atostogas, darbuotojas gali prašyti pridėti vėlavimo dienas prie kitų atostogų.
• Nemokamų atostogų laikotarpiai gali sukelti nedraudiminius laikotarpius, todėl svarbu informuoti darbuotojus apie galimas pasekmes (PSD, VSD, ligos ir nedarbo išmokos įtaka).
• Darbo kodeksas nustato įpareigojimus dokumentuoti nemokamų atostogų pagrindus; darbdavys privalo reikalauti patvirtinančių dokumentų.

Kada vertėtų kreiptis pagalbos

Jei kyla neaiškumų dėl atostoginių apskaičiavimo, deklaravimo SODROJE ar PSD įmokų prievolės, rekomenduojama kreiptis į buhalterį arba „Sodros“ konsultantus. Dėl tikslaus atostoginių skaičiavimo galima kreiptis į buhalterį, kuriam nebus sudėtinga pateikti tikslų atsakymą dėl atostogų apmokėjimo.

Veiksmas	Atsakomybė	Pastaba
Atostogų prašymo užfiksavimas	Darbuotojas / Darbdavys	Gali būti pakaitomis arba remiantis grafiku
VDI apskaičiavimas	Darbdavys / Buhalterija	Remiantis paskutiniais 3 mėnesiais
Atostoginių išmokėjimas	Darbdavys	Ne vėliau kaip paskutinę darbo dieną prieš atostogas
SAM pranešimo pateikimas	Darbdavys	Reikalinga SODRAI deklaruoti pajamas ir įmokas

Naudingos nuorodos ir praktiniai patarimai

• Laikykite darbuotojo asmens byloje reikiamus dokumentus (gimimo liudijimai, neįgalumo pažymėjimai, gydymo įstaigos rekomendacijos ir kt.).
• Atlikite tikslų atostogų ir nedarbingumo laikotarpių sumavimą, nes jie daro įtaką darbuotojo stažui ir atostogų trukmei.
• Informuokite darbuotojus apie PSD įmokų savarankiško mokėjimo prievolę po ilgesnių nemokamų atostogų.
• Jei darbuotojas išėjo nemokamų atostogų daugiau nei nustatyta DK, viršijusios dienos neįskaičiuojamos į stažą kasmetinėms atostogoms gauti.

tags: #kaip #deklaruoti #darbuotojo #atostogas #sodroje