Transportavimo sąnaudos priklauso nuo kelių pagrindinių veiksnių: nuvažiuoto atstumo, pervežamo krovinio kiekio, transporto priemonės techninės būklės, degalų sąnaudų normų, kelionės maršruto ir papildomų išlaidų (pvz., mokamo stovėjimo, vinječių, techninio aptarnavimo). Siekiant objektyviai nustatyti ir kontroliuoti transportavimo sąnaudas, būtina surinkti patikimus duomenis apie kelionės lapuose nurodomus maršrutus, ridas, degalų apskaitą ir faktines degalų sąnaudas.
Ką fiksuoja kelionės lapas ir apskaita
Transporto priemonės naudojimo apskaitos dokumentas yra transporto priemonės kelionės lapas (Aprašo 1 priedas) (toliau - kelionės lapas), kurį pagal darbuotojo, kuris naudojo transporto priemonę, POWER APPS platformoje „Kelionės registravimas“ pateiktus duomenis suformuoja asmuo, kuriam priskirta transporto priemonė. Patikrinimų keliuose skyriaus viršininkui priskirtų transporto priemonių kelionės lapus šio punkto nustatyta tvarka suformuoja Veiklos administravimo skyriaus patarėjo, atsakingo už turto valdymą, (toliau - Patarėjas) paskirtas Veiklos administravimo skyriaus darbuotojas.
Už teisingų duomenų pateikimą POWER APPS platformoje „Kelionės registravimas“ atsakingas darbuotojas, kuris naudojosi transporto priemone. Ne vėliau kaip iki einamojo mėnesio 5 dienos (jeigu einamojo mėnesio 5 diena yra ne darbo diena, tai ne vėliau kaip kitą darbo dieną) POWER APPS platformoje „Kelionės lapai“ suformuoti praėjusio mėnesio kelionės lapą, įdėti į dokumentų valdymo sistemą „Avilys“ ir jį pasirašyti.
Degalų apskaita, kortelės ir kontrolė
Vienai transporto priemonei skiriama viena degalų kortelė. Darbuotojas, praradęs degalų kortelę, nedelsdamas, bet ne vėliau kaip per 4 val. nuo momento, kai pastebėjo arba turėjo ir galėjo pastebėti šios kortelės praradimo faktą, telefonu ir elektroniniu paštu informuoja degalų tiekėją, su kuriuo sudaryta sutartis, apie būtinybę užblokuoti kortelę, nurodydamas jos numerį. Papildomai telefonu ir elektroniniu paštu informuoja tiesioginį vadovą, Veiklos administravimo skyriaus Patarėją ir asmenį, kuriam priskirta transporto priemonė, nurodydamas prarastos kortelės numerį, jos praradimo ir blokavimo laiką, vietą ir kitas netekimo aplinkybes.
Draudžiama degalų kortelės PIN kodą laikyti kartu su degalų kortele. Pilantis degalus užsienyje ar už grynuosius pinigus, būtina gauti sąskaitą faktūrą arba čekį, kurie pateikiami Organizacijos vystymo skyriui, įrašant patirtas išlaidas, užpildant avanso apyskaitą apie komandiruotės metu patirtas išlaidas. Jei įsipylus degalų kortele negalima pasinaudoti, galima atsiskaityti grynaisiais pinigais, tačiau būtina gauti fiskalinį kasos aparato čekį, kuris pateikiamas Organizacijos vystymo skyriui, užpildant avanso apyskaitos formą.
Taip pat skaitykite: Socialinis darbas kalėjimuose: Alytaus atvejis
Degalų normų neatitikimų kontrolė
Jeigu 2 (du) mėnesius iš eilės faktinės degalų sąnaudos neatitinka (viršija arba nesiekia) Administracijos direktoriaus įsakymu nustatytų degalų sunaudojimo normų daugiau kaip 15 procentų, per 10 (dešimt) darbo dienų nuo neatitikimų pastebėjimo momento organizuoti kontrolinį transporto priemonės važiavimą remiantis Aprašo 2 priede nustatyta tvarka.
Kelionės maršrutas ir vietovės žymėjimai
Kelionės lapuose turi būti nurodyti vietovės, iš kurios išvykstama, adresas (jei išvykstama iš tos vietos, kurioje yra saugoma atitinkama transporto priemonė, nurodomas žymėjimas „P“), nurodoma vietovė, į kurią buvo vykstama (jei važinėjama po miestą, nurodomas miesto pavadinimas, pvz., P - Vilnius (gali būti nurodytas adresas, jeigu tiksliai žinoma, kur vykstama) - P), ir vietovė, į kurią buvo grįžtama (jei grįžtama į vietovę, kurioje transporto priemonė yra saugoma, nurodomas žymėjimas „P“, tačiau jeigu transporto priemonės naudojimo dieną transporto priemonė negrįžta į saugojimo vietą („P“), nurodomas tikslus adresas, kur paliekama transporto priemonė, pvz., „P - Klaipėda, Žygimantų g.).
Rezervacija ir planavimas
„Microsoft Outlook“ sistemoje rezervuoti planuojamą naudoti transporto priemonę, išskyrus Administracijos patikrinimo keliuose ir laivų patikrinimo funkcijoms vykdyti naudojamas transporto priemones. Transporto priemonės rezervacijai „Microsoft Outlook“ sistemos kalendoriuje kuriamas naujas susitikimas („Naujas susitikimas“), eilutėje „Antraštė“ nurodant kelionės maršrutą, tikslą, datą. Į susitikimo būtinų dalyvių sąrašą įtraukiama norima rezervuoti transporto priemonė, su kuria planuojama kelionė. Atlikus šiuos veiksmus spaudžiamas laukelis „Siųsti“.
Techninė būklė, apžiūros ir draudimai
Nustačius transporto priemonės techninės būklės, krovinių ar keleivių vežimo tvarkos pažeidimų, vairuotojų vairavimo ir poilsio režimo reikalavimų pažeidimų, kai tolesnis važiavimas kelia grėsmę eismo dalyvių ar kitų asmenų sveikatai ar gyvybei, taip pat nustačius N2, N3, O3, O4 klasės transporto priemonės didelį ir (ar) pavojingą trūkumą, susijusį su krovinio išdėstymu ir (ar) jo pritvirtinimu, uždraudžiama transporto priemonei toliau važiuoti, kol pašalinama grėsmė eismo dalyvių ar kitų asmenų sveikatai ar gyvybei.
Pradinio techninio patikrinimo kelyje ar išsamesnio techninio patikrinimo techninės apžiūros įmonėje metu nustačius didelį ir (ar) pavojingą trūkumą, uždraudžiama M2, M3, N2, N3, O3 ar O4 klasės transporto priemonei toliau važiuoti ir laikinai paimami transporto priemonės registracijos dokumentai, kol bus pašalinti nustatyti dideli ir (ar) pavojingi trūkumai.
Taip pat skaitykite: Darbo laiko sąnaudos socialinėje globoje: praktinis vadovas
Papildomos išlaidos ir jų atskaitymas
Išlaidas už transporto priemonės stovėjimą mokamoje stovėjimo vietoje darbo, komandiruotės metu apmoka Administracija, pateikus išlaidas patvirtinančius dokumentus. Išlaidas, susijusias su priverstiniu transporto priemonės nuvežimu į transporto priemonių stovėjimo aikštelę šio straipsnio 1 dalyje nurodytais atvejais ir jos saugojimu transporto priemonių stovėjimo aikštelėje, ūkio subjektui ir (ar) išlaidas patyrusiai institucijai transporto priemonės savininkas ir valdytojas atlygina solidariai.
Sąnaudų modeliavimas: atstumas ir kiekis
Norint parengti transportavimo sąnaudų priklausomybės nuo atstumo ir kiekio grafiką, reikalingi šie duomenys: kelionės lapų maršrutai ir atstumai, pervežamo krovinio svoris ir tūris, transporto priemonės techninės charakteristikos ir degalų normos, faktinės degalų sąnaudos, stovėjimo ir kitos papildomos išlaidos. Surinkus šiuos duomenis POWER APPS platformoje ir „Avilyje“ pasirašytus kelionės lapus, galima sudaryti duomenų lenteles pagal mėnesius, transporto priemonę ir maršrutą.
Remiantis administracijos nustatytomis degalų norma ir faktinėmis sąnaudomis, identifikuojami atvejai, kai faktinės degalų sąnaudos viršija normas daugiau kaip 15 procentų, kas inicijuoja kontrolinį važiavimą ir papildomą analizę. Tokie kontrolės mechanizmai pagerina duomenų kokybę ir leidžia tiksliau nustatyti priklausomybę tarp atstumo, kiekio ir sąnaudų.
Rekomenduojama lentelė duomenų analizei
| Data | Transporto priemonė | Maršrutas (P) | Atstumas (km) | Krovinio kiekis (kg/m3) | Degalai (l) | Faktinės sąnaudos (€) | Sąnaudos/km (€) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| pvz. 2024-12-01 | pvz. VW Caddy | P - Vilnius - Kaunas - P | 150 | 1000 kg | 18 | 45,00 | 0,30 |
Tokia lentelė padeda surikiuoti duomenis ir sukurti grafikus, kurie aiškiai atvaizduoja, kaip kinta vienetinės sąnaudos su atstumo ir krovinio kiekybiniais pokyčiais.
Praktiniai patarimai mažinant transportavimo sąnaudas
- Užtikrinti, kad visi kelionės lapai būtų formuojami laiku POWER APPS platformoje ir saugomi „Avilyje“, taip gerinant duomenų kokybę analizei.
- Reguliariai tikrinti, ar faktinės degalų sąnaudos atitinka Administracijos nustatytas normas, ir organizuoti kontrolinius važiavimus neatitikimų atvejais.
- Rezervuojant transporto priemones „Microsoft Outlook“ kalendoriuje nurodyti maršrutą ir tikslą, kad būtų aiškus planavimas ir mažiau tuščių važiavimų.
- Laikyti degalų kortelių apsaugą (nekombinuoti PIN su kortele) ir nedelsiant blokuoti praradimus, kad būtų išvengta neplanuotų sąnaudų.
- Fiksuoti visus papildomus mokesčius (stovėjimo, vinjetės, techninės pagalbos), kad grafikų analizė atspindėtų pilnas sąnaudas.
Duomenų analizės etapai kuriant grafiką
- Duomenų surinkimas: kelionės lapai, degalų čekiai, stovėjimo kvitai, rezervacijų įrašai.
- Duomenų kokybės užtikrinimas: patvirtinimas POWER APPS ir „Avilys“, neatitikimų identifikavimas.
- Normalizavimas: sąnaudos perskaičiuojamos vienetui (€/km, €/t, €/m3) pagal atstumą ir krovinio kiekį.
- Grafikų sudarymas: atstumo vs sąnaudos, krovinio kiekio vs sąnaudos, kombinuoti (3D arba kelių serijų) grafikai.
- Interpretacija: nustatyti efektyviausius maršrutus, optimalų krovinio užpildymą ir transporto priemonių naudojimo taisykles.
Turint tvarkingą apskaitą ir nuolat vykdant kontrolę pagal Aprašo reikalavimus, įmanoma sukurti patikimus transportavimo sąnaudų grafikus, leidžiančius priimti pagrįstus sprendimus dėl maršrutų optimizavimo, krovinių paskirstymo ir administracinių išlaidų mažinimo.
Taip pat skaitykite: Priklausomybės ligos: situacija Lietuvoje
tags: #transportavimo #sanaudu #priklausomybes #grafikas