Suminė darbo laiko apskaita: pavyzdžiai ir ypatumai

Jei esate atsakingi už komandos laiko planavimą darbe, Jums turbūt gerai pažįstamas grafikų sudarymas ir šio darbo sudėtingumas. Grafikų planavimas didelei komandai gali užimti net kelias dienas ir pareikalauti paskutinio Jūsų kantrybės likučio.

Situacija dar labiau sudėtingėja, kuomet Jūsų komanda dirba slenkančiu grafiku, o įmonė turi veikti nepertraukiamai 24/7. Daugelis įmonių tokiu atveju vietoj standartinio darbo laiko renkasi taikyti suminę darbo laiko apskaitą.

Šiame straipsnyje išsiaiškinsime, kas yra suminė darbo laiko apskaita, kokios įmonės naudoja šį režimą, į ką būtina atsižvelgti pritaikant tokį darbo organizavimo metodą ir kokių klaidų vengti.

Suminė darbo laiko apskaita yra darbuotojų darbo laiko apskaičiavimo būdas, kai viso apskaitinio laikotarpio darbo laiko norma yra įvykdoma per apskaitinį laikotarpį (ne daugiau kaip 3 mėn.). Suminė darbo laiko apskaita suteikia daugiau lankstumo gamybos, paslaugų bei kt. sričių įmonėms, kurių verslo procesai turi vykti netradicinėmis darbo valandomis (pavyzdžiui, švenčių dienomis), ir kuriose darbuotojai dirba ne įprastu darbo grafiku (kitaip nei pirmadienis-penktadienis, 9-18 h), o jų darbo krūvis svyruoja.

Lietuvoje suminę darbo laiko apskaitą naudoja net 27 procentai įmonių (Valstybinė darbo inspekcija).

Taip pat skaitykite: Priežastys, dėl kurių šeima tampa rizikos šeima

Šis režimas gali būti pritaikomas, jei Jūsų įmonė atitinka keliamus reikalavimus: supažindinus darbuotojus su atnaujintu apskaitos metodu, gavus darbdavio lygmeniu veikiančios profesinės sąjungos pritarimą (jei yra) bei įvykdžius formavimo ir konsultavimo darbus.

Naudojant suminę darbo laiko apskaitą, vietoj įprastos apskaitos, darbuotojai gali dirbti daugiau valandų nei numatytą tą mėnesį, netradiciniu darbo laiku, o darbdavys už tai neturi mokėti papildomo darbo užmokesčio.

Suminę darbo laiko apskaitą dažniausiai renkasi įmonės, kurios turi palaikyti verslo procesus netradicinėmis darbo valandomis (ankstyvais rytais, naktį, savaitgaliais ir švenčių dienomis) bei kintant darbo krūviui.

Suminę darbo laiko apskaitą naudoja:

• Prekybos tinklai ir parduotuvės
• Viešbučiai, restoranai ir kavinės
• Gamybos įmonės
• Klinikos ir ligoninės
• Viešosios paslaugos
• Logistikos įmonės

Pagrindinės priežastys, kodėl verta naudoti suminę darbo laiko apskaitą:

Taip pat skaitykite: Smurto apskaitos sistema

• Lankstus darbo grafiko planavimas.
• Reikia mažiau darbuotojų.
• Lankstesnis ir efektyvesnis planavimas.
• Daugiau laisvės darbuotojams planuoti savo laiką.

Suminė darbo laiko apskaita yra įvedama, nusprendus, jog tai yra tinkamiausias ir būtinas apskaitos režimas Jūsų įmonei ir komandai. Prieš priimant įmonės vadovo įsakymą dėl apskaitinio režimo keitimo, bendrovėje turi įvykti formavimo ir konsultavimo procedūros.

Jų metu darbuotojai yra supažindinami su sumine darbo laiko apskaita, naujais grafikų modeliais ir taisyklėmis. Atsižvelgus į darbdavio lygmeniu veikiančios profesinės sąjungos nuomonę, jei Jūsų įmonėje ji egzistuoja, darbuotojai gali pasirašyti pakeistą darbo sutartį.

Suminės darbo laiko apskaitos įvedimas įmonėje apibrėžiamas 3 veiksmais:

• priimamas įmonės vadovo įsakymas
• gaunamas darbuotojo sutikimas dirbti pagal suminę darbo laiko apskaitą
• pakeičiama darbuotojų darbo sutartis (jei to reikia).

Pagrindiniai reikalavimai, taikomi suminei darbo laiko apskaitai (nustatyti DK 115 str.):

• suminė darbo laiko apskaita įmonėje įvedama esant būtinybei, atsižvelgus į darbuotojų pritarimą tokiai darbo laiko apskaitai;
• nustačius suminę darbo laiko apskaitą, dirbama darbo grafikuose nurodytu laiku (pamainomis), tačiau laikantis nustatytų maksimaliojo darbo laiko reikalavimų;
• su savo darbo grafikais darbuotojai supažindinami likus ne mažiau nei 7 dienos iki jų įsigaliojimo, o grafikai keičiami įspėjus darbuotoją ne mažiau nei prieš dvi atitinkamo darbuotojo darbo dienas;
• darbo pamainų grafikai privalo būti sudaryti taip, jog neviršytų maksimalaus 52 val per savaitę darbo laiko;
• negali būti pažeisti minimalieji poilsio laiko reikalavimai, kasdienis nepertraukiamas poilsis negali būti trumpesnis nei 11 valandų, o per 7 darbo dienas darbuotojui privalo būti suteiktas nepertraukiamas 35 valandų poilsio laikas;
• draudžiama skirti darbuotoją dirbti 2 pamainas iš eilės;
• darbuotojui, per apskaitinį laikotarpį neišdirbus bendro viso apskaitinio laikotarpio darbo laiko, už neįvykdytą darbo laiko normą jam privalo būti sumokėta pusė darbo užmokesčio;
• darbuotojui, per apskaitinį laikotarpį išdirbus daugiau valandų nei bendra viso apskaitinio laikotarpio darbo laiko norma, už viršytą darbo laiką darbuotojui apmokama kaip už viršvalandinį darbą- 1,5 karto didesniu darbo užmokesčiu.

Suminė apskaita gali suteikti Jūsų verslui lankstumo ir padėti sutaupyti. Tačiau daugelis įmonių, norėdami pritaikyti šį apskaitos metodą, susiduria su daug problemų ir sudėtingais darbo laiko apskaitos procesais. Todėl šį sprendimą svarbu gerai apgalvoti ir jam pasiruošti.

Taip pat skaitykite: Elektroninių pranešimų teikimas „Sodrai“

Atsižvelkite į savo įmonės tipą. Jei norėtumėte naudoti netradicinį ar slenkančius darbo grafikus, tuomet suminė darbo laiko apskaita veiks geriausiai.

Pasitarkite su darbuotojais - šis apskaitos režimas suteikia darbuotojams daugiau lankstumo planuoti savo laiką. Ypatingai, jei jie turi kitų įsipareigojimų, kaip paskaitos dienos metu, papildomas darbas ir pan. Supažindinkite juos su nauju procesu ir papasakokite apie šio apskaitinio būdo privalumus.

Susipažinkite su visais suminės darbo laiko apskaitos reikalavimais. Jie skiriasi nuo įprasto darbo laiko skaičiavimo ir pažeidus darbuotojų darbo laiko ir poilsio reikalavimus gresia baudos LR darbo kodekso nustatyta tvarka.

Raskite tinkamus grafikų sudarymo bei apskaitos įrankius - skaitmeniniai įrankiai gali padėti be klaidų užpildyti darbo valandas pagal suminę darbo laiko apskaitą, perduoti teisingai apskaičiuotas darbo valandas į darbo užmokesčio sistemą ir užtikrinti visus darbo kodekso reikalavimus be papildomo vargo.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (tabelis)

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis, geriau žinomas kaip tabelis, yra naudojamas pažymėti darbuotojų faktiškai išdirbtas valandas per mėnesį (ar trumpesnį laikotarpį) ir pagal tai apskaičiuoti jų darbo užmokestį.

Tabelio pildymas, taikant įprastą penkių darbo dienų savaitės grafiką, nėra sudėtingas. Tačiau kaip teisingai užpildyti tabelį, jei įmonėje taikote suminės darbo laiko apskaitos režimą?

Ką svarbu žinoti, prieš pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį:

• Kokią informaciją būtina įtraukti į tabelį.
• Kodėl senasis tabelio šablonas nėra geriausias būdas vesti darbo laiko apskaitą.
• Kaip paprasčiau sudaryti tabelį pagal suminę darbo laiko apskaitą.

Kas yra darbo apskaitos žiniaraštis?

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje yra žymimos darbuotojų faktiškai išdirbtos valandos ir dienos, kai darbuotojai nedirbo (atostogų, nedarbingumo laikotarpiai, neatvykimai į darbą ir kita).

Pagal Darbo kodekso 120 straipsnį:

Darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojų, dirbančių nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus darbo laiko režimu.

Darbdavys privalo įtraukti į darbo laiko apskaitą darbuotojo faktiškai dirbtus: viršvalandžius, darbo laiką švenčių dieną, darbo laiką poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, darbo laiką naktį, darbo laiką pagal susitarimą dėl papildomo darbo.

Darbo laiko apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu.

Kuo ypatingas suminės darbo laiko apskaitos tabelio pildymas?

Suminės darbo laiko apskaitos tabelio pildymas yra kiek sudėtingesnis, nei dirbant pagal įprastą penkių darbo dienų savaitę, kadangi papildomai reikia stebėti, ar per apskaitinį laikotarpį darbuotojas neperdirba, o gal neišdirba numatytos darbo laiko normos.

Be to, reikia tinkamai suskaičiuoti ir pažymėti, kiek darbuotojas dirbo viršvalandžių, naktį, šventinę, poilsio dieną ar kitokių sutartų valandų, už kurias apmokama didesniu nei įprastu darbo užmokesčio tarifu. Tokiu atveju darbo apskaitos žiniaraštyje šios dienos turi būti pažymimos atskiru žymėjimu. Pavyzdžiui, pagal LR Darbo kodeksą, jei dirbama per šventinę dieną, už kiekvieną valandą mokama ne mažiau kaip dvigubai.

Prieš užpildant darbo apskaitos žiniaraštį būtina:

• Sudaryti darbo grafiką - kad žinotumėte, kiek valandų darbuotojui yra suplanuota dirbti.
• Grafike pažymėti pertraukas - jos yra svarbios, apskaičiuojant galutinį darbo užmokestį.
• Įtraukti ir pažymėti viršvalandžius, nedarbingumus, atostogas, pavadavimus ir kitus darbo laiko nukrypimus, galinčius paveikti valandų ir atlyginimo skaičiavimą.

Kaip pildyti tabelį?

Pagal Darbo kodekso 120 straipsnį:

Darbo laiko apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu.

Taigi darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas priklauso nuo pačios įmonės. Kiekviena įmonė gali pasirinkti tabelio pildymo formą, sutartinius darbo bei nedarbo žymėjimus. Svarbiausia, kad ši informacija būtų aiškiai apibrėžta ir patvirtinta įmonės vidinės tvarkos dokumentuose.

Tabelio sutartiniai žymėjimai

Simbolis	Reikšmė
FD	Faktinis darbas
DN	Darbas nakties metu
DP	Darbas poilsio dieną
DS	Darbas šventinę dieną
VD	Viršvalandžiai
LN	Nedarbingumas
A	Atostogos
KT	Tarnybinė komandiruotė
KDK	Kelionės laikas
KVK	Kvalifikacijos tobulinimas
PB	Pravaikštos ir kitoks neatvykimas į darbą be svarbios priežasties

Kiekviena įmonė gali pridėti papildomų žymėjimų tiek, kiek reikia, pavyzdžiui, darbas savaitgaliais, pavadavimai, apmokamų pertraukų laikas ir pan.

Ką būtina atsiminti sudarant tabelį:

• Kiekvieną dieną reikia įrašyti faktiškai išdirbtas valandas, o ne suplanuotas valandas
• Jei darbuotojas išdirbo daugiau valandų nei priklauso, papildomos valandos žymimos kaip viršvalandžiai
• Jei darbuotojas išdirbo mažiau valandų dėl ligos ar atostogų, tos dienos neįtraukiamos į faktiškai išdirbtas valandas.

Štai kaip atrodytų paprastas vieno mėnesio tabelis, kai taikoma 1 mėnesio suminė apskaita:

Vieno mėnesio suminės darbo laiko apskaitos tabelio pavyzdys

Tabelio pavyzdys, kai taikoma 3 mėnesių suminė apskaita:

Trijų mėnesių suminės darbo laiko apskaitos tabelio pavyzdys

Kodėl senasis tabelio šablonas nėra tinkamas naudoti?

Su naujuoju Darbo kodeksu, išėjusiu 2017 metais, šios senosios tabelio formos buvo atsisakyta ir leista tabelio formą laisvai nusistatyti kiekvienai įmonei individualiai.

Senosios formos tabelyje darbuotojui yra dedikuotos tik 3 eilutės. Jeigu per laikotarpį būta ir darbo naktį, ir darbo šventinę dieną, ir dar viršvalandžių, tai sužymėti šiai informacijai tabelyje eilučių neužteks.

Be to, vienam žmogui gali prisidėti net keli žymėjimai per vieną dieną. Pavyzdžiui, darbuotojas dalį dienos dirbo, o vėliau pasijutęs blogai išėjo ir tą pačią dieną gavo nedarbingumą. Senajame tabelyje vienas iš žymėjimų liks neįtrauktas, nes tam paprasčiausiai nėra vietos.

Dėl to gali atsirasti:

• Atlyginimo neatitikimų
• Bereikalingo pildymo
• Klaidų
• Darbuotojų nusiskundimų

Sprendimas - automatizuotas suminės darbo laiko apskaitos tabelio formavimas

Tabelio pildymą galite pritaikyti savo įmonei, naudodami Microsoft Excel susikurtas lenteles ar internete rastus šablonus. Tačiau vis tiek tabelio informaciją reikės pildyti ranka. Daug paprastesnis sprendimas - tabelio pildymą patikėti automatizuotai sistemai.

OPTAS darbuotojų grafikų sudarymo sistema siūlo patogų sprendimą darbo laiko žiniaraščio pildymui įmonėms, kurios taiko suminės darbo laiko apskaitos režimą.

Tai daug sprendimų viename siūlanti programa. Jūs galite automatiškai sudaryti darbo grafikus, darbuotojai gali pažymėti savo atvykimo ir išvykimo laikus ir pagal tai minučių tikslumu paskaičiuoti faktiškai išdirbtas valandas. Programa jas automatiškai perkelia ir formuoja tabelį su visais žymėjimais (darbu naktį, šventinėmis dienomis, viršvalandžiais, ligomis, t.t.). Šią informaciją galite perkelti į savo naudojamą darbo užmokesčio sistemą ir sėkmingai be klaidų apskaičiuoti atlyginimus.

Štai kaip sudaryti tabelį OPTAS sistemoje:

• Fakto skiltyje matysite darbuotojams suplanuotus dirbti laikus pagal pasirinktą laikotarpį.
• Kiekvieno darbuotojo valandas galite koreguoti (pridėti viršvalandžius, vėlavimus ar jūsų patvirtintus atleidimus nuo darbo) arba viską iškart patvirtinti.
• Taip pat galite prijungti TimeClock planšetę, kurioje darbuotojai tiksliai atsižymi, kada pradėjo bei pabaigė darbą ir pagal tai tiksliau formuoti tabelį.

OPTAS suformuoto suminės darbo laiko apskaitos tabelio pavyzdys

Dirbant pagal suminę darbo laiko apskaitą svarbu atkreipti dėmesį į kasmetinių atostogų trukmę. Jei darbo dienų per savaitę skaičius skirtingas arba mažesnis nei 5-6 darbo dienų per savaitę darbo laikas- darbuotojui privalo būti suteiktos ne trumpesnės nei 4 savaičių trukmės atostogos per metus. Viena iš suteikiamų savaičių atostogų dalių turėtų būti: 2 savaitės nepertraukiamo poilsio.

Darbdavys turi teisę, neatsižvelgdamas į faktiškai dirbtas darbo laiko valandas, mokėti pastovų darbo užmokestį. Galutinį atsiskaitymą už darbą per apskaitinį laikotarpį darbdavys turėtų atlikti mokėdamas atlyginimą už darbą paskutinį apskaitinio laikotarpio mėnesį (DK 115 str. 5 ir 6d.). Siekiant apskaičiuoti darbo užmokestį per apskaitinį laikotarpį visą darbo laiką išdirbančiam darbuotojui, skaičiuojama pagal 40 valandų darbo savaitės normą.

Tais atvejais, kai darbuotojas, dirbdamas pagal suminę darbo laiko apskaitą, išdirba ne visą darbo laiką, tuomet jo išdirbtų darbo valandų skaičius per apskaitinį laikotarpį proporcingai mažinamas.

Darbuotojams, kurie dirba taikant suminę darbo laiko apskaitą, šventinių dienų išvakarėse darbo dienos trukmė sutrumpinama 1 valanda (DK 112 str. 5d.). DK 123 str. 2 d. nurodo, jog švenčių dienomis galima dirbti tik gavus darbuotojo sutikimą, išskyrus atvejus, kuomet dirbama pagal suminę darbo laiko apskaitą.

tags: #sumine #dabrolaiko #apskaita #biuletenis