Kiekvienos iš paminėtų turto ar įsipareigojimų grupių inventorizacija yra savita ir reikalauja tam tikrų specialių žinių. Ilgalaikio turto inventorizacija skiriasi nuo atsargų, o skolų tiekėjams - nuo mokėtinų atlyginimų darbuotojams ar kaupimų darbuotojų nepanaudotoms atostogoms inventorizacijos.
Šiame straipsnyje plačiau nagrinėsime skolų - tiek įmonės gautinų sumų, tiek įmonės skolų bei įsipareigojimų - suderinimo bei įskaitymo taisykles. Inventorizacijos tikslas - apskaitos duomenis pagrįsti faktiniais duomenimis.
Prievolė inventorizuoti įmonės turtą ir įsipareigojimus
Inventorizacijos taisykles nustato 2008 m. balandžio 17 d. LR Vyriausybės nutarimas Nr. 370 (LRV 1999 m. birželio 3 d. nutarimo Nr. 719 nauja redakcija) „Dėl inventorizacijos taisyklių patvirtinimo“. Šis nutarimas reglamentuoja ribotos civilinės atsakomybės juridinių asmenų inventorizacijos atlikimo tvarką. Vadovautis šiomis taisyklėmis turi tiek privatūs, tiek valstybės ar viešieji juridiniai asmenys.
Reikalavimai inventorizuoti įmonių, įstaigų ir organizacijų turtą bei įsipareigojimus nustatyti LR įmonių finansinės atskaitomybės bei LR Viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatymuose. Juridiniams asmenims, sudarantiems finansinių ataskaitų rinkinį, prievolę atlikti inventorizaciją taip pat nustato LR įmonių finansinės atskaitomybės įstatymas. Šio įstatymo 15 straipsnio „Bendrieji finansinių ataskaitų sudarymo reikalavimai“ 10 dalis nurodo apskaitos duomenis, pateiktus finansinėse ataskaitose, pagrįsti turto ir įsipareigojimų inventorizavimo duomenimis. Tokia pati nuostata yra ir LR Viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatymo, kuriuo vadovaujantis savo ataskaitas rengia viešojo sektoriaus subjektai, 19 straipsnyje.
Taisyklės nustato, kad inventorizaciją įmonės ir biudžetinės įstaigos turi atlikti ne rečiau kaip kartą per metus prieš metinių finansinių ataskaitų sudarymą. Tik biudžetinėms įstaigoms Taisyklės nurodyta, kad kiekvienais metais turto inventorizacija negali būti atliekama anksčiau nei rugsėjo 30 dieną, o nebaigtos statybos, vertybinių popierių, gautinų ir mokėtinų skolų bei įsipareigojimų - ne anksčiau kaip lapkričio 30 d.
Taip pat skaitykite: Kaip pildyti 9-SD formą?
Privačioms įmonėms tokių reikalavimų Taisyklės nenustato, todėl kiekviena įmonė turi pati apsispręsti dėl inventorizacijos atlikimo datos. Paprastai pasirenkamas laikotarpis, artimiausias finansinių ataskaitų rinkinio sudarymo dienai, pavyzdžiui, dauguma įmonių, kurių finansiniai metai sutampa su kalendoriniais metais, pasirenka inventorizuoti įmonės turtą ir įsipareigojimus pagal gruodžio 31 dienos duomenis. Tačiau finansinių ataskaitų rinkinys būtų ne mažiau teisingas, jei inventorizaciją įmonė atliktų pagal gruodžio 1 d. arba kitų metų sausio 31 d. duomenis.
Skolų inventorizavimas: parengiamieji veiksmai
Kadangi skola - nematerialus dalykas, kurio negalima paliesti, pasverti ar išmatuoti, inventorizuojant skolas, pirmiausia turėtų būti parengiamas buhalterinių sąskaitų, kuriose apskaitomos gautinos ir mokėtinos sumos bei įsipareigojimai, sąrašas. Į šį sąrašą pateks ir tokios buhalterinės sąskaitas, kuriose registruojamos, pavyzdžiui, išankstinės įmokos tiekėjams ar avansu sumokėtas pelno mokestis, atskaitingų asmenų skolos įmonei ir gautos išankstinės įmokos, nes šis turtas ir įsipareigojimai bus inventorizuojami laikantis tokių pačių principų, kaip ir inventorizuojant skolas.
Buhalterinėse sąskaitose iki inventorizacijos pradžios (nurodytos vadovo įsakyme) turi būti užregistruoti visi įrašai iki tos datos, pagal kurios duomenis atliekama inventorizacija. Vadinasi, iš tiekėjų turi būti gautos visos sąskaitos, apskaitoje turi būti įregistruotos visos įmokos, atskaitingų asmenų ataskaitos turi būti parengtos, patvirtintos ir įtrauktos į apskaitą, pirkėjams turi būti išrašytos visos sąskaitos už pateiktas prekes ir suteiktas paslaugas (taip pat ir ilgalaikes), apskaičiuotas ir užregistruotas apskaitoje darbo užmokestis darbuotojams. Tik tuomet, kai buhalterinėje apskaitoje yra įregistruoti visi įrašai, inventorizacijos komisija gali pradėti gautinų ir mokėtinų sumų bei įsipareigojimų patikrinimą.
Skolos suderinimas su kreditoriumi arba skolininku
Skolos inventorizuojamos skolos sumą derinant su skolininku ar kreditoriumi. Šį būdą galima pritaikyti inventorizuojant daugelį skolų: pirkėjų skolas, išankstines įmokas tiekėjams, biudžeto skolą įmonei, įsipareigojimus tiekėjams, bankams, lizingo (finansinės nuomos) bendrovėms, gautas išankstines įmokas, valstybės ir „Sodros“ biudžetui mokėtinas sumas ir kt.
Derinant įmonių, įstaigų, organizacijų ir kitų skolininkų tarpusavio skolas, surašomi du suderinimo akto egzemplioriai, kuriuose nurodoma skola (mokėtina arba gautina suma), jos atsiradimo priežastis ir data. Suderinimo akto gavėjas, patvirtinęs akte nurodytą sumą arba nurodęs nesutapimo priežastis, vieną akto egzempliorių grąžina (išsiunčia) pateikėjui, o kitą - pasilieka (LRV 2008-04-17 nutarimo Nr. 370 „Dėl inventorizacijos taisyklių patvirtinimo“ 60 d.). Įmonė, gavusi skolininko ar kreditoriaus patvirtinimą, laiko skolą inventorizuota ir įtraukia ją į inventorizacijos aprašus.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
Jei skolininkas ar kreditorius su akte nurodyta skola nesutinka, būna sudėtinga iš karto išsiaiškinti nesutapimo priežastis. Paprastai suderinimo akte nurodoma, kad akto gavėjas nesutinka su skola, tuomet abi šalys nesutarimus dėl skolos sprendžia pateikdamos viena kitai papildomus dokumentus ir įrodymus. Tokiu būdu ne tik patikslinama skolos suma, bet ir ištaisomos per metus padarytos klaidos registruojant įrašus apskaitoje.
Abejotinų skolų nustatymas ir inventorizacijos aprašai
Inventorizuojant mokėtinas ir gautinas skolas, svarbu ne tik suderinti su skolininkais ir kreditoriais skolų sumas, bet ir nustatyti, kurios skolos įmonei kelia didesnę riziką ar tapo abejotinos. Abejotinas skolas ir skolas, kurių įmonė nebesitiki atgauti, inventorizacijos komisija Taisyklėse nustatyta tvarka turi įtraukti į skirtingus inventorizacijos aprašus.
Derinimo iniciatyvos: kas pradeda
Derinant skolas su Valstybine mokesčių inspekcija prie Finansų ministerijos, Muitinės departamentu prie Finansų ministerijos, Valstybinio socialinio draudimo fondu ir kredito įstaigomis, iniciatorės turi būti įmonės. Kitų skolų suderinimo iniciatoriai paprastai būna kreditoriai. Tačiau jei kreditoriai tokios iniciatyvos nerodo, suderinimo aktus parengti ir išsiųsti kreditoriui turėtų įmonė skolininkė.
Skolų įskaitymas (užskaitymas)
Finansinių metų pabaigoje inventorizuojant įmonės skolas ir skolas įmonei, stengiamasi ne tik suderinti su kreditoriais ir pirkėjais skolų sumas, pasirašyti tai patvirtinančius aktus, bet ir įskaityti tarpusavio skolas. Neretai kreditorius yra ir įmonės skolininkas. Tiekėjas, kuris mūsų įmonei tiekia žaliavas ar atsargines dalis, gali būti paslaugų, kurias suteikia mūsų įmonė, pirkėjas. Gali būti pasirašytos atskiros sutartys dėl žaliavų tiekimo ir paslaugų teikimo arba viena - mainų sutartis.
Sudarant mainų sutartį, skolų tarpusavio įskaitymas būna numatytas pačioje sutartyje. Šalys paprastai susitaria dėl apsikeitimo prekėmis ar paslaugomis, nustato prekių ir paslaugų kainą, tokių apsikeitimų terminus. Pagal mainų sutartį šalys laikomos atsiskaičiusiomis, kai viena kitai perduoda prekes ar suteikia paslaugas.
Taip pat skaitykite: Draudžiamųjų laikotarpių pažymos gavimas
Jeigu sudaromos pirkimo-pardavimo, nuomos, rangos ir kitos panašios sutartys, kiekvienos šių sutarčių viena šalis yra prekių ar paslaugų pirkėjas, o kita - prekių tiekėjas ar paslaugų teikėjas. Kai šalis sieja abipusės pareigos, t. y. kai kreditorius yra ir įmonės skolininkas, o skolininkas - ir kreditorius, tarpusavio prievolės pagal tokias sutartis gali būti įskaitomos.
Teisinis reglamentavimas ir sąlygos vienašaliam įskaitymui
Skolų įskaitymą reglamentuoja Civilinio kodekso šeštosios knygos 130-140 straipsniai. Kodekse yra apibrėžtos aplinkybės, kurioms esant prievolės gali būti įskaitomos, ir nustatyti apribojimai, kurie draudžia šias prievoles įskaityti. Įskaitymas yra vienašalis sandoris, todėl įskaitymui atlikti nėra reikalingas kitos šalies sutikimas. Tam, kad įmonė galėtų vienašališkai įskaityti reikalavimus, jie turi atitikti šias sąlygas: reikalavimai turi būti priešpriešiniai, vienarūšiai, galiojantys ir apibrėžti.
Priešpriešiniai įmonių reikalavimai gali būti įskaitomi šalims susitarus arba vienašališkai. Dažniausiai šalys pagal dvi ir daugiau sutarčių įsipareigojimus įskaito abipusiu susitarimu, pasirašydamos skolų (įsipareigojimų) įskaitymo sutartį ar aktą. Tačiau Civilinis kodeksas įtvirtina galimybę priešpriešinius reikalavimus įskaityti vienašališkai, nepasirašant dvišalio dokumento.
Tokiam įskaitymui keliami tam tikri reikalavimai: 1) įskaitomi tik priešpriešiniai reikalavimai; 2) įskaitomi tik vienarūšiai reikalavimai; 3) reikalavimas turi visiškai ar iš dalies padengti kitą reikalavimą; 4) abu reikalavimai turi galioti; 5) abu reikalavimai turi būti vykdytini; 6) abu reikalavimai turi būti apibrėžti. Įmonė, ketindama vienašališkai įskaityti skolas, turi įvertinti, ar visos šios sąlygos yra įvykdytos.
Skolos (įsipareigojimo) įskaitymas yra vienašalis sandoris, tačiau skolą įskaitanti šalis turi kitai šaliai pranešti apie tokį skolos įskaitymą. Pranešimas apie įskaitymą kitai šaliai turi būti pateikiamas raštu. Kita šalis neturi teisės nesutikti su įskaitymu, sakydama, kad jam nepritaria, tačiau turi teisę teisme ginčyti įskaitymo pagrįstumą, jeigu, jos manymu, nebuvo laikytasi visų pirmiau minėtų sąlygų.
Kada negalima įskaityti
Pirmiausia leidžiama įskaityti tik vienarūšes prievoles (skolas), kai prievolių dalykas yra tas pats. Tačiau ne visada priešpriešinius įsipareigojimus galima įskaityti. Jeigu įmonių įsipareigojimai viena kitai nėra vienarūšiai, tokių įsipareigojimų šalys įskaityti negali. Jeigu įmonė A pagal sudarytą prekių pirkimo-pardavimo sutartį sumoka avansą už numatomas įsigyti prekes, o įmonė B įsipareigoja jas pateikti, toks įsipareigojimas negali būti įskaitomas. Todėl, nors įmonė A būtų skolinga įmonei B, pavyzdžiui, už anksčiau skolon pirktas prekes, gauta išankstinė įmoka negalėtų būti įskaitoma ankstesnei pirkėjo skolai padengti. Taigi įsipareigojimų negalima įskaityti, kai viena šalis įsipareigojusi sumokėti pinigus, o kita - pateikti prekes.
Gali būti įskaitomi tik vykdytini įsipareigojimai, t. y. tokios skolos, kurių mokėjimo terminai yra suėję. Pavyzdžiui, 2010 m. gruodžio 6 d. įmonė A iš įmonės B skolon pirko prekių už 50 000 Lt. Pagal pirkimo-pardavimo sutarties sąlygas įmonė A už prekes turi atsiskaityti per 30 dienų. Tarkim, įmonė B tuo pat metu yra skolinga įmonei A 30 000 Lt už įsigytą ilgalaikį turtą ir šios skolos mokėjimo terminas jau yra suėjęs. Šiuo atveju įmonė B vienašališkai negali įskaityti įmonės A skolos, kol skolos mokėjimo terminas nėra suėjęs, toks įskaitymas gali būti atliktas tik šalims susitarus.
Įskaitymas yra labai dažnas įsipareigojimų pasibaigimo būdas, tačiau ne visada galima pasinaudoti šia teise. Įskaitymo teisė ribojama Civiliniame kodekse nustatytais atvejais. Pavyzdžiui, įskaityti negalima skolų, kurios ginčijamos teisme, nes šiuo atveju viena šalis ginčija skolą, jos dydį ar galiojimą, ir įsipareigojimas laikomas neapibrėžtuoju. Tik įsigaliojus teismo sprendimui skolą bus galima įskaityti.
Taip pat negali būti įskaitomi reikalavimai atlyginti neturtinę žalą, sveikatos sužalojimu ar gyvybės atėmimu padarytą žalą ir tyčia padarytą žalą. Įmonės vienašaliu sprendimu negali būti įskaitomi įsipareigojimai valstybės biudžetui ir darbuotojams. Valstybės atžvilgiu atlikti įskaitymus taip pat draudžiama. Tik Mokesčių administravimo įstatymo 87 straipsnyje nustatytais atvejais ir LR finansų ministro 2004 m. gegužės 24 įsakymu „Dėl Mokesčių permokos įskaitymo mokesčių nepriemokai ir skoloms valstybei padengti taisyklių patvirtinimo“ Nr. 1K-199 nustatyta tvarka atliekami įskaitymai su valstybės biudžetu.
Darbuotojų galimybės ir ribojimai
Vienašaliu sprendimu negali būti įskaitomi ir reikalavimai įmonės darbuotojams. Tik LR darbo kodekso 224 straipsnyje nurodytais atvejais darbdavys turi teisę išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio skolą įmonei, jei tenkinamos šiame straipsnyje nustatytos sąlygos: - išskaitos gali būti daromos administracijos nurodymu: avansui, kuris buvo duotas, įskaitant jį į darbo užmokestį, grąžinti; sumoms, permokėtoms dėl skaičiavimo klaidų, grąžinti; neišleistam ir laiku negrąžintam avansui, kuris buvo duotas tarnybinės komandiruotės ar perkėlimo į kitą vietovę atveju, taip pat už ūkinius patarnavimus, padengti; žalai, kurią darbuotojas dėl savo kaltės padarė įmonei, atlyginti; - administracija turi teisę duoti nurodymą padaryti išskaitą ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo tos dienos, kurią baigėsi avanso grąžinimo ar skolos padengimo nustatytas terminas, buvo išmokėta suma, permokėta dėl skaičiavimo klaidų, arba paaiškėjo darbuotojo padaryta žala, jei darbuotojo skola neviršija jo vieno mėnesio vidutinio darbo užmokesčio.
Darbo kodeksas nustato ir kai kuriuos kitus reikalavimų darbuotojas įskaitymo atvejus, susijusius su įmonės išlaidomis dėl darbuotojo mokymo ar kvalifikacijos tobulinimo, žalos atlyginimo darbuotojo materialinės atsakomybės atveju ir kt. Visais atvejais, kai darbdavys atlieka įskaitymus ar išskaitas iš darbuotojo darbo užmokesčio, reikia vadovautis ne Civilinio, o Darbo kodekso nuostatomis ir šiame kodekse nustatytais specialiais dokumentavimo reikalavimais.
Praktiniai patarimai dėl suderinimo laiko ir dokumentų
Na lyginate su savo Debitoriais, ar Kreditoriais, ar atitinka jų skolos jums su jūsų apskaita ir atvirkščiai. Kitos įmonės nesiuntinėja suderinimo aktų, bet aš siunčiu. Nes gali būti, kad darbuotojai ne visas sąskaitas bus pristatęs. Pačiai bus ramiau kad skola tinka su įmone.
Jeigu darote užskaitas, tai eikia užskaitos akto. Ačiū, būtent tą ir norėjau išgirsti. Reiškės į tas įmones siųsiu ne skolų suderinimo aktus, o užskaitų aktus kadangi pinigų vieni kitiems nepervedinėjam, o tik teikiam paslaugas.
Vakar čia gavau atsakymą, kad suderinimo aktą būtinai turiu siųsti gruodžio 31 apskaitos duomenimis, bet jau dabar iš tiekėjų gaunu suderinimo aktus tai reiškės aktus galiu išsiųsti ir pvz. gruodžio 15 dienos duomenimis, kad galėčiau ramiai skolų inventorizaciją atlikt?
Atsakymai į dažnus praktinius klausimus
- Ar skolas suderinti iki inventorizacijos? Buhalterinėse sąskaitose iki inventorizacijos pradžios turi būti užregistruoti visi įrašai iki tos datos, pagal kurios duomenis atliekama inventorizacija.
- Ar galima siųsti aktus prieš šventes? Iš tiekėjų gaunami suderinimo aktai gali leisti išsiųsti aktus anksčiau, tačiau inventorizacijos data ir apskaitos duomenų data turi atitikti pasirinktą inventorizacijos periodą.
- Kaip elgtis, kai įmonės yra ir pirkėjai, ir tiekėjai? Jeigu darote užskaitas, tai reikia užskaitos akto; šalys paprastai susitaria dėl apsikeitimo prekėmis ar paslaugomis ir pasirašo atitinkamus aktus ar sutartis.
- Ką daryti, jei kita šalis nesutinka su aktu? Abi šalys sprendžia nesutarimus pateikdamos papildomus dokumentus ir įrodymus, o jeigu reikia, ginčija teisme.
Trumpa lentelė: pagrindiniai veiksmų etapai suderinant SODROS likučius
| Veiksmas | Trumpas paaiškinimas |
|---|---|
| Parengti sąskaitų sąrašą | Identifikuoti buhalterines sąskaitas, kuriose apskaitomos gautinos ir mokėtinos sumos |
| Užregistruoti visus įrašus apskaitoje | Gautos sąskaitos, įmokos, atskaitingų asmenų ataskaitos, atlyginimai |
| Parengti suderinimo aktus | Surašomi du egzemplioriai, nurodoma skola, priežastis, data |
| Patvirtinimas / nesutarimai | Gavėjas pasirašo arba pateikia papildomus dokumentus ginčijant skolos dydį |
| Įskaitymai / užskaitos | Atlikti pagal Civilinį kodeksą arba specialią sutartį; pranešti raštu |
Dėkoju visiems už atsakymus ir paaiškinimus.