Sodros sistemoje pateikiant dokumentus dažnai kyla situacijų, kai dokumente trūksta būtino parašo. Ši problema ypač sudėtinga, kai vadovas neturi elektroninio parašo, yra išvykęs ar negali pasirašyti popieriniu įgaliojimu. Šiame straipsnyje aptarsime, kokie yra galimi sprendimai, kaip elgtis tokiose situacijose ir kokie reikalavimai galioja sodrai pateikiamiems dokumentams.
Elektroninio parašo svarba Sodros dokumentuose
„Sodra“ jau nuo 2009 metų kelia reikalavimą elektroniniams parašams, siekdama mažinti popierinių dokumentų kiekį ir administracinę naštą. Socialinio draudimo pranešimus ir kitus svarbius dokumentus reikia pasirašyti saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu. Tai nustatyta Vyriausybės nutarimu ir privaloma daugeliui juridinių asmenų.
Tačiau ne visada situacija būna tokia paprasta - pasitaiko atvejų, kai įmonės vadovas neturi elektroninio parašo arba dėl neatidėliotinų priežasčių negali pasirašyti dokumentų elektroniniu būdu.
Ką daryti, jei dokumente nėra vadovo parašo?
- Popierinis įgaliojimas: jeigu vadovas neturi elektroninio parašo arba yra išvykęs, gali būti pateiktas popierinis įgaliojimas, pasirašytas vadovo ranka. Šis dokumentas turėtų leisti buhalteriui arba kitam įgaliotam asmeniui tvarkyti įmonės reikalus „Sodroje“.
- Dokumento pasirašymas elektroniniu paštu: jei vadovas yra išvykęs, bet turi galimybę pasirašyti dokumentą atspausdinęs jį, pasirašius ir nuskanavus, tokį dokumentą galima išsiųsti Sodrai el. paštu. Tai praktinis sprendimas, kai nėra galimybės pasirašyti elektroniniu parašu.
- Notaro patvirtintas įgaliojimas: kaip alternatyva elektroniniam parašui, galima pateikti notaro patvirtintą įgaliojimą. Tačiau šis būdas yra brangesnis ir užtrunka, todėl dažnai verslui mažiau patrauklus.
Praktiniai patarimai
Jei nėra nei elektroninio, nei popierinio parašo varianto, svarbu stengtis susisiekti su vadovu, kad jis pasirašytų dokumentą bent elektroniniu paštu nuskanuotą arba naudoti notarų patvirtintas įgaliojimo formas.
Taip pat rekomenduojama nevykdyti rizikingų veiksmų, pavyzdžiui, nepasirašyti dokumentų, kuriuose teigiama, kad nemokamos reikalavimų Sodrai nebeturite, jei žalos atlyginimo klausimas dar neišspręstas.
Taip pat skaitykite: Instrukcija: kaip siųsti laišką Sodrai registruotu
Elektroninio parašo naudojimo aktualijos ir teisinė galia
Elektroninis parašas yra pagrindinis būdas užtikrinti dokumentų teisėtumą ir saugumą pateikiant duomenis Sodrai. Pasak eIDAS reglamento, tik kvalifikuotas elektroninis parašas turi lygiavertę teisę su rašytiniu parašu. Kitaip tariant, dokumentai, pasirašyti be kvalifikuoto elektroninio parašo, gali būti laikomi galiojančiais, bet jų įrodymų svarba teisme yra mažesnė.
Planšetėje pirštu pasirašyti dokumentai, jei nėra kvalifikuoto elektroninio parašo, nėra laikomi tokiais, kurie turi tokį pat teisinį galiojimą kaip kvalifikuotas parašas. Tačiau pagal civilinį kodeksą sandoriai dėl tokių parašų negaliojimo yra negaliojantys tik JK nurodytais įstatymo atvejais.
Jeigu dokumentas pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu, bet parašo sertifikato galiojimo laikas pasibaigė, jis vis tiek galioja, jei parašas buvo galiojantis dokumento sudarymo metu.
Dažnas klausimas - ar galimas „hibridinis“ pasirašymas, kai viena pusė dokumentą pasirašo elektroniniu būdu, o kita - ranka. Tokiu atveju rekomenduojama sutarti dokumento tekste dėl mišraus pasirašymo, nes atspausdintas elektroniniu parašu pasirašytas dokumentas praranda savo teisinę galią.
Techninės ir organizacinės priemonės verslui tvarkyti duomenis Sodrai
„Sodra“ suteikia galimybę prisijungti prie Elektroninės draudėjų aptarnavimo sistemos (EDAS), kur galima generuoti, pildyti ir siųsti socialinio draudimo pranešimus. Prisijungti galima naudojant asmeninę bankininkystės sistemą ar elektroninį parašą. Pateikiant pranešimus svarbiausia laikytis Sodros nustatytų taisyklių ir techninių reikalavimų.
Taip pat skaitykite: Viskas apie „Sodros“ mokėjimus UAB
| Veiksmas | Rekomendacija |
|---|---|
| Dokumento pasirašymas | Naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą arba notaro patvirtintą įgaliojimą |
| Vadovui neturint elektroninio parašo | Pasirašyti popierinį įgaliojimą arba dokumentą nuskenuoti su vadovo ranka |
| Prašymas Sodrai pateikti duomenis | Naudoti EDAS sistemą arba siunčiant elektroninius formatus pagal Sodros nurodymus |
| Autentifikavimas telefonu | Naudoti unikalų kliento identifikavimo kodą (KID) arba registruotą telefono numerį |
Kaip apsisaugoti nuo sukčiavimo ir užtikrinti dokumentų saugumą?
Svarbu būti atsargiems su gaunamais skambučiais, žinutėmis ar laiškais, prašančiais pateikti asmeninę informaciją, elektroninio parašo ar banko duomenis. „Sodra“ niekada neprašo tokių duomenų skubiai patvirtinti elektroniniu paštu ar telefonu.
Visi oficialūs pranešimai iš „Sodros“ yra matomi asmeninėje paskyroje oficialiame svetainės domene, kuris baigiasi .lt. Įtartinos nuorodos su kitomis galūnėmis rodo galimą sukčiavimą.
Rekomenduojama apsaugoti savo prisijungimo duomenis, slaptus kodus ir būti atsargiems gaunant bet kokius prašymus dalintis jautria informacija.
Ką daryti, jei negalite įsigyti elektroninio parašo?
Smulkiojo ir vidutinio verslo atstovams dažnai kyla nepatogumų dėl elektroninio parašo trūkumo. Šiuo atveju jie gali pasinaudoti alternatyvomis, kaip antai notaro patvirtintas įgaliojimas ar dokumentų pasirašymas ranka ir nuskaitymas. Taip pat rekomenduojama kuo greičiau įsigyti elektroninį parašą, kuris supaprastina daugelį procesų ir leidžia išvengti vėlesnių problemų.
Be to, VMI yra lankstesnė priimdama informaciją ne tik per elektroninį parašą, bet ir per elektroninę bankininkystę bei paštu, ko „Sodra“ šiuo metu nesiūlo.
Taip pat skaitykite: Gidas: išvykimas ir „Sodra“
Santrauka
Sodrai pateikiamuose dokumentuose parašo nebuvimas gali sukelti nemažai problemų. Jeigu vadovas neturi elektroninio parašo ar negali pasirašyti popieriniu būdu, galima pasinaudoti įgaliojimo pateikimu, vadovo pasirašytu skenuotu dokumentu ar notaro patvirtinta forma. Taip pat svarbu laikytis Sodros taisyklių, naudoti oficialias sistemas ir būti budriems dėl duomenų saugumo.
tags: #sodrai #pranesta #ant #dokumentu #nepasirase