Kiek laiko saugomos ambulatorinės asmens sveikatos istorijos poliklinikose

Ambulatorinės asmens sveikatos istorijos saugojimo trukmė poliklinikose Lietuvoje reglamentuojama teisės aktais, gydymo įstaigų vidaus tvarkomis ir duomenų apsaugos reikalavimais. Straipsnyje aptariami pagrindiniai saugojimo terminai, teisiniai pagrindai, pacientų teisės susipažinti su savo sveikatos dokumentais, praktinės problemos ir rekomendacijos tiek valstybinėms, tiek privačioms įstaigoms.

Teisinis ir organizacinis pagrindas

Vykdydama veiklą Įstaiga vadovaujasi Lietuvos Respublikos sveikatos priežiūros įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos pacientų teisių ir žalos sveikatai atlyginimo įstatymu, Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 2007 m. gruodžio 14 d. įsakymu Nr. V04-1107 „Dėl ambulatorinių asmens sveikatos priežiūros įstaigų veiklos organizavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ ir kitais teisės aktais.

Taisyklės parengtos vadovaujantis 1971 m. birželio 14 d. Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 1408/71 dėl socialinės apsaugos sistemų taikymo pagal darbo sutartį dirbantiems asmenims, savarankiškai dirbantiems asmenims ir jų šeimos nariams, judantiems Bendrijoje (OL 2004 m. specialusis leidimas, 5 skyrius, 1 tomas, p. 35), 2004 m. balandžio 29 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 883/2004 dėl socialinės apsaugos sistemų koordinavimo (OL 2004 m. specialusis leidimas, 5 skyrius, 5 tomas, p. 3.

Duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai

Duomenų kategorijos ir tvarkymo teisinis pagrindas:

• Tvarkyti duomenis būtina, siekiant imtis veiksmų duomenų subjekto prašymu prieš sudarant sutartį (BDAR 6 str. 1 d. b);
• Duomenų subjekto sutikimas (BDAR 9 str. 2 d. a);
• Tvarkyti duomenis būtina, kad būtų apsaugoti gyvybiniai duomenų subjekto interesai (BDAR 9 str. 2 d. c);
• Tvarkyti duomenis būtina profilaktinės arba darbo medicinos tikslais (BDAR 9 str. 2 d. h);
• Tvarkyti duomenis būtina siekiant įvykdyti sutartį, kurios šalis yra duomenų subjektas, arba siekiant imtis veiksmų duomenų subjekto prašymu prieš sudarant sutartį (BDAR 6 str. 1 d. b);
• Tvarkyti duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui taikoma teisinė prievolė (BDAR 6 str. 1 d. c);
• Tvarkyti duomenis būtina siekiant teisėtų duomenų valdytojo interesų (BDAR 6 str. 1 d. f).

Konkretūs dokumentų saugojimo terminai (pavyzdys pagal UAB „Northway medicinos centrai“ politiką)

UAB „Northway medicinos centrai“ asmens duomenų tvarkymo politika nurodo konkrečius dokumentų saugojimo terminus, atsižvelgiant į jų pobūdį:

Taip pat skaitykite: Reabilitacijos paslaugų kainos

Dokumentas	Saugojimo terminas
Sutartis su pacientu	20 metų po sutarties pasibaigimo
Ambulatorinė asmens sveikatos istorija	15 metų po paskutinio apsilankymo
Asmens ambulatorinio gydymo statistinė kortelė	5 metai po paskutinio apsilankymo
Prašymas gydytis pasirinktoje PASĮ	3 metai po paskutinio apsilankymo
Profilaktinių skiepijimų lapas	5 metai po paskutinio skiepijimo fakto
Nėščiosios kortelė	15 metų po paskutinio apsilankymo
Odontologo įrašai (asmens sveikatos istorija)	15 metų po paskutinio apsilankymo
Profilaktinių skiepijimų įskaitos žurnalas	3 metai po paskutinio skiepijimo fakto
Išankstinės registracijos pas gydytoją kortelė	3 mėnesiai po registracijos
Ambulatorinių ligonių registravimo žurnalas	5 metai po paskutinio apsilankymo
Pranešimas apie susirgimą cukriniu diabetu (CD)	3 metai nuo pranešimo pateikimo
Skubus pranešimas apie įtariamą ūmų miokardo infarktą (ŪMI)	10 metų po pranešimo momento
Pranešimas apie pirmą kartą nustatytą piktybinio naviko diagnozę	3 metai po pranešimo momento

Apie elektroninį duomenų pateikimą ir kortelės formą

Kortelių duomenys pateikiami TLK elektroniniu būdu - šie duomenys įvedami į privalomojo sveikatos draudimo informacinę sistemą „Sveidra“ (toliau - informacinė sistema „Sveidra“). Kortelėje nurodyti duomenys priskiriami tam ataskaitiniam laikotarpiui (ataskaitinis laikotarpis - kalendorinis mėnuo), kurį baigiama pildyti kortelę, nepaisant to, kad į ją yra įrašyti ir ankstesnio ataskaitinio laikotarpio (ankstesnio kalendorinio mėnesio) paciento apsilankymai.

Kortelė apima statistinius ir ekonominius duomenis, būtinus statistinei analizei atlikti, asmens sveikatos priežiūros paslaugos kainai apskaičiuoti ir ataskaitoms sudaryti. Viena ar kelios kortelės dalys pildomos tam tikros formos lape. III dalis „Apsilankymai“ gali būti trijų skirtingų formų (A, B, C).

Pacientų teisės ir suteikimas prieigos prie sveikatos istorijos

Paciento teisės: Paskaityti, kas įrašyta jo kortelėje, turi teisę kiekvienas pacientas. Paciento pageidavimu turi būti pateikta ligos istorija, ambulatorinė kortelė ar kiti paciento medicinos dokumentai, išskyrus atvejus, kai tai iš esmės gali pakenkti paciento sveikatai ar sukelti pavojų jo gyvybei.

Jei Pacientas mano, kad Paciento asmens duomenys yra tvarkomi neteisėtai ar yra pažeidžiamos Paciento teisės, Pacientas turi teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. SPĮ, gavusi Paciento prašymą, įsipareigoja kaip įmanoma greičiau, tačiau bet kuriuo atveju ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo Paciento prašymo gavimo dienos įgyvendinti Paciento teisę arba motyvuotų raštu atsisakyti ją įgyvendinti.

Praktiniai susidūrimai ir poliklinikų praktika

Pacientų skundai dėl galimybės išsivežti ambulatorinę kortelę rodo praktinius konfliktus tarp paciento teisės turėti prieigą ir įstaigos rūpesčio dokumentų saugumu. Bandęs pasiimti savo ambulatorinę kortelę panevėžietis, po ilgų ginčų su poliklinikos darbuotojais, turėjo rinktis būtent kopiją - jam buvo nukopijuoti penkerių metų įrašai. Vyriškis piktinosi, kad nei registratūroje, nei pas administracijos atstovus jis taip ir neišgirdo motyvuoto atsakymo, kodėl informaciją apie savo sveikatą skaityti tik poliklinikoje, o ambulatorinės kortelės išsinešimas prilyginamas didžiajam nusikaltimui.

Taip pat skaitykite: Viskas apie „Sodros“ mokėjimus UAB

Pacientų teisių ir žalos sveikatai atlyginimo įstatymas, numato, kad paciento pageidavimu turi būti pateikta ligos istorija, ambulatorinė kortelė ar kiti paciento medicinos dokumentai, išskyrus atvejus, kai tai iš esmės gali pakenkti paciento sveikatai ar sukelti pavojų jo gyvybei.

Medikių „motyvacija“, esą pacientas gali iš ambulatorinės kortelės išplėšti lapus, vyriškiui pasirodė neįtikinamas ir prasilenkiantis su bet kokia logika. Pasak jo, o kas gali garantuoti, kad poliklinikoje nedings žmogui svarbūs įrašai arba pati kortelė: tokių pavyzdžių netrūksta.

Privatūs vs valstybiniai sveikatos priežiūros įstaigų sprendimai

Pasidomėjus, ar ir privačiose gydymo įstaigose asmens sveikatos istorijos pacientams yra neprieinamos, klinikos „Gyd. V.Bružienė ir kolegos“ vadovė Vitalė Bružienė patikino, kad viskas, kas susiję su paciento sveikata, yra jo reikalas, ir žmogus turi žinoti informaciją apie savo sveikatą. Nors atiduoti pacientui jo kortelę, kaip pripažįsta medikė, ne visais atvejais yra saugu, vis dėlto klinikoje iš dalies taikoma tokia praktika. Tokiu atveju įstaiga pasižymi, kad žmogus kortelę išsinešė, o jis savo parašu patvirtina, kad prisiima atsakomybę už savo sveikatos dokumentą, jei kartais jį pamestų.

Pasak V.Bružienės, gydytojui labai patogu, kai gali pavartyti paciento sveikatos istoriją, pamatyti visus esančius įrašus. Kitas reikalas, kai ta istorija labai stora. Tuomet informatyvesnis gali būti jos išrašas, jis klinikoje padaromas labai kruopščiai ir išsamiai. Prie jo nurodomas gydytojo telefonas, kad prireikus kolegos galėtų gauti dar daugiau norimos informacijos.

Dar viena medalio pusė, anot pašnekovės, yra ta, kad laikyti istoriją įstaigoje yra saugiau. Būna, kad pacientai, išsinešę kortelę, vėliau pamiršta, kad ją pasiėmė, arba tiesiog pameta. Be to, kai naudojiesi informacija apie paciento sveikatą po to, kai jis istoriją grąžina, negali būti tikras, kad niekas tame dokumente nebuvo pakeista.

Taip pat skaitykite: Slaugos namų sąlygos Lietuvoje

Praktinės taisyklės poliklinikose ir rekomendacijos

• Jei paciento pageidavimas persirašyti ar gauti išrašą - suteikti išrašą arba nesudėtingai suprantamą paaiškinimą; jeigu reikia - pasiūlyti dokumento kopiją už paciento lėšas.
• Poliklinikos turi užtikrinti dokumentų saugumą, taikyti technines ir organizacines priemones, apsaugančias nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, pakeitimo ar atskleidimo.
• Esant poreikiui perduoti sveikatos istoriją kitai įstaigai pacientui persirašant, istorija turi būti persiunčiama ar nuvežama per tris dienas nuo prašymo pateikimo datos.
• Jei pacientas išsineša kortelę privačioje įstaigoje, tikslinga fiksuoti perdavimą su paciento parašu ir nurodyti prisiimamą atsakomybę.
• Įstaigos turi turėti aiškias vidines taisykles dėl kopijavimo, išrašų formos ir duomenų tvarkymo terminų bei apie tai informuoti pacientus.

Duomenų saugojimas, ištrinimas ir išimtinių atvejų tvarka

Asmens duomenys renkami šioje Politikoje nurodytu tikslu gali būti saugomi ir ilgesnį terminą, jei yra pagrįstas pagrindas manyti, kad asmens duomenų gali prireikti tiriant nusikalstamą veiką ar kitokį incidentą, ar SPĮ žalos sukėlusį kitokį įvykį.

Informacija apie registraciją vizitui bus saugoma ne ilgiau nei 5 metus po Jūsų vizito. Asmens duomenys saugomi 6 mėnesius nuo jų užfiksavimo dienos, išskyrus atvejus, kai esama pagrindo manyti, kad yra užfiksuotas daromas nusikaltimas ar kiti neteisėti veiksmai arba pradėtas vidinis tyrimas - iki atitinkamo tyrimo ir (ar) bylos nagrinėjimo pabaigos. Asmens duomenys saugomi ne ilgiau nei 6 mėnesius nuo jų užfiksavimo dienos, o pasibaigus šiam terminui asmens duomenys ištrinami. Asmens duomenys saugomi ne ilgiau nei 1 mėnesį nuo jų užfiksavimo dienos, o pasibaigus šiam terminui asmens duomenys ištrinami.

Visa informacija ir dokumentai, susiję su Duomenų subjektų prašymų dėl teisių įgyvendinimo nagrinėjimu (įskaitant prašymų kopijas, komunikacijos įrašus, sprendimus, veiksmų įgyvendinimo įrodymus), yra saugomi ne trumpiau kaip 2 metus nuo galutinio atsakymo Duomenų subjektui pateikimo dienos. Šis terminas nustatomas atsižvelgiant į duomenų valdytojo pareigą pagal Reglamento 5 straipsnio 2 dalį ir Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo 27 straipsnio 1 dalies 8 punktą pagrįsti savo veiksmų teisėtumą Inspekcijos patikrinimo ar skundo nagrinėjimo atveju.

Praktiniai pavyzdžiai ir pastebėjimai iš poliklinikų

Miesto poliklinikos direktorės pavaduotoja Danguolė Matulienė teigia, kad sveikatos apsaugos ministro įsakymu jau nuo 1995 metų nerekomenduojama sveikatos įstaigoms duoti išsinešti pacientams jų sveikatos istorijų. Dabar esą tai reglamentuoja ir nurodyta Pacientų teisių ir žalos sveikatai atlyginimo įstatymas. Pacientas, pasak gydytojos, gali skaityti savo istoriją, paprašyti jam suprantamai paaiškinti, kas dokumente parašyta. Jei jis nusprendžia prisirašyti kitoje įstaigoje, jo sveikatos istorija pagal nustatytą tvarką turi būti persiunčiama ar nuvežama per tris dienas nuo prašymo pateikimo datos.

Panevėžio apskrities ligoninės Konsultacijų poliklinikos vyriausiojo gydytojo pavaduotoja Ramunė Paliokaitė tvirtina: vis dar gajus stereotipas, kad vykstant pas gydytoją į kitą įstaigą reikia nusivežti ir asmens sveikatos kortelę, kaip tai buvo daroma anksčiau. Ir pacientai labai dažnai prašo jų. R.Paliokaitės teigimu, asmens sveikatos istorijos yra medicinos įstaigų nuosavybė ir niekur jų vežioti negalima. Tą reglamentuoja įstatymas.

Rajono Savivaldybės poliklinikos vyriausiojo gydytojo pavaduotoja Danutė Pajėdienė pabrėžia: įstatyme pasakyta, kad asmens sveikatos istorija ar ambulatorinė kortelė pacientui turi būti „pateikta“, o ne duodama išsinešti. Tačiau neretai pacientai ne tik piktinasi tokia tvarka, bet ir teisėsauga grasina. Anot D.Pajėdienės, kortelių žmonės dažniausiai prašo vykdami į komisijas, norėdami pasikonsultuoti Vilniuje ar Kaune.

Saugumo ir apsaugos priemonės

SPĮ tvarkys Paciento asmens duomenis atsakingai ir saugiai, atsižvelgiant į teisės aktuose nustatytus asmens duomenų saugumo reikalavimus. SPĮ įgyvendins teisės aktuose nustatytas tinkamo lygio duomenų apsaugos technines ir organizacines priemones, skirtas apsaugoti Pacientų tvarkomus asmens duomenis nuo atsitiktinio ar neteisėto sunaikinimo, sugadinimo, pakeitimo, praradimo, atskleidimo, taip pat nuo bet kokio kito neteisėto tvarkymo.

Duomenų šaltiniai ir perdavimas: Asmens duomenys gaunami tiesiogiai iš duomenų subjektų - pacientų, pacientų atstovų pagal įstatymą, sveikatos priežiūros įstaigų, Northway grupės įmonių (jei su jomis Jūs esate sudaręs sutartį), draudimo bendrovių, laboratorijų, gimdymo namų, teritorinių ligonių kasų. Duomenis teikiame kitoms sveikatos priežiūros įstaigoms, valstybės ir savivaldybės institucijoms, biudžetinėms įstaigoms (pavyzdžiui, teritorinėms ligonių kasoms, skundus nagrinėjančioms institucijoms, Nacionaliniam transplantacijos biurui ir kt.), tyrimus atliekančioms laboratorijoms, gimdymo namams, VĮ Registrų centrui, draudimo bendrovėms, su kuriomis Pacientas yra sudaręs sutartis, duomenų centrų paslaugas teikiančioms įmonėms, kitoms SPĮ įmonėms, programinę įrangą teikiančioms ir prižiūrinčioms įmonėms, el.

Rekomendacijos pacientams

• Jeigu reikia dokumentų kopijų ar išrašų, prašyti jų ambulatorinėje įstaigoje; jei išrašas nepakankamas, paprašyti detalesnio dokumento kopijos už savo lėšas.
• Jeigu planuojate laikinai išsivežti savo dokumentus, iš anksto susitarkite dėl perdavimo įforminimo: fiksuokite perdavimo faktą su parašu.
• Jei manote, kad Jūsų teisės pažeidžiamos, kreipkitės į įstaigos atsakingą asmenį arba Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją.
• Laikykite savo sveikatos išrašus saugioje vietoje arba pasitikėkite, kad institucija saugo dokumentus pagal reikalavimus.

Šiame straipsnyje aptarti ambulatorinių kortelių saugojimo terminai remiasi UAB „Northway medicinos centrai“ asmens duomenų tvarkymo politika ir kitais teisės aktais, o praktiniai pavyzdžiai iliustruoja pacientų ir poliklinikų kasdienes situacijas, kuriose susiduria teisės, saugumo ir patogumo reikalavimai.

tags: #kiek #metu #poliklinikose #yra #saugomos #ambulatorines