Darbuotojų darbo laikotarpių ir su jais susijusių dokumentų saugojimas yra labai svarbus procesas tiek darbdaviams, tiek darbuotojams. Lietuvoje šiuos saugojimo terminus reglamentuoja įvairūs teisės aktai bei atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, galiojanti nuo 2024 m. spalio 1 d. Ši rodyklė pakeitė anksčiau galiojusią Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę ir taikoma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.
Dokumentų saugojimo terminų pokyčiai ir jų svarba
Naujoji rodyklė patikslino daugelį dokumentų saugojimo laikotarpių, juos sutrumpino arba papildė naujais reikalavimais. Svarbu pažymėti, kad šie terminai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimas dar nėra pasibaigęs. Naujoji rodyklė supaprastina dokumentų administravimą, leidžia efektyviau tvarkyti archyvus ir sumažina perteklinį dokumentų saugojimą.
Svarbiausi darbo dokumentų saugojimo terminai pagal naują rodyklę
- Vadovo priimti sprendimai dėl prastovų: saugomi mažiausiai 50 metų.
- Atostogų ir darbo grafikai: saugomi 3 metus.
- Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus, anksčiau - 5 metus.
- Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos, anksčiau - 10 metų.
- Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios - 50 metų.
- Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: žurnalai saugomi 3 metus.
- Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos.
- Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: pagrindinis dokumentas saugomas 50 metų, kiti - bent 10 metų.
- NPD prašymai: saugomi 3 metus.
- Susirašinėjimo dokumentai: vieningas 3 metų saugojimo terminas.
- Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo.
- Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus.
Jei organizacijos vidiniai teisės aktai numato ilgesnius terminus, jie gali būti sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti vidaus reglamentus.
Darbuotojų asmens duomenų saugojimas personalo byloje
Darbdaviai kaupia daug duomenų apie savo darbuotojus, kurie saugomi personalo byloje. Šioje byloje esantys asmens duomenys turi būti saugomi saugiai ir teisėtai. Pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR), darbdavys yra duomenų valdytojas, kuris sprendžia, kokie duomenys renkami, kaip ir kiek laiko saugomi, ir užtikrina jų apsaugą nuo neteisėto naudojimo.
BDAR nenumato konkrečių asmens duomenų saugojimo terminų, todėl darbdaviai turi vadovautis aplinkybėmis ir teisės aktais. Svarbu atsižvelgti, ar darbuotojas vis dar dirba, ar jau išėjo iš darbo, nes saugojimo terminai skiriasi.
Taip pat skaitykite: Reabilitacijos paslaugų kainos
Asmens duomenų saugojimo terminai personalo byloje
- Darbuotojai, kurie vis dar dirba: fiksuotų terminų nėra, tačiau svarbu periodiškai atnaujinti personalo bylas.
- Paraiškų duomenys, susiję su neįdarbintu kandidatu: sunaikinami ne vėliau kaip per 4 savaites nuo paraiškų teikimo procedūros pabaigos.
- Personalas grįžtantis po reintegracijos: duomenys saugomi ne ilgiau kaip 2 metus po reintegracijos pabaigos.
- Gali būti saugomi 5 metus: tam tikri personalo bylos duomenys po darbuotojo išėjimo iš darbo.
- Mokesčių išlaikymo prievolė: svarbiausi įrašai saugomi 7 metus.
Pasibaigus maksimaliam duomenų saugojimo terminui, darbdavys privalo nutraukti duomenų naudojimą ir saugiai juos sunaikinti.
Dokumentų saugojimo paslaugos
Dokumentų saugojimas dažnai teikiamas kaip licencijuota paslauga, užtikrinanti dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką. Tokias paslaugas teikia specialistai, turintys licencijas, o saugyklos atitinka griežtus saugumo ir aplinkos reikalavimus, tokius kaip apsauga nuo gaisro, įsilaužimo ir drėgmės.
Pavyzdžiui, UAB „Archyvita“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, kurios užima 2744,65 kvadratinių metrų plotą ir atitinka aukščiausius informacijos apsaugos standartus, įskaitant ISO 27001 reikalavimus.
Vadovaujantis sutartimi, dokumentai perduodami saugoti per patikrinimo aktus, o vėliau, pasibaigus saugojimo terminams, dokumentai sunaikinami saugiu būdu. Užsakovai turi galimybę internetu prašyti dokumentų kopijų ar originalų pateikimo su skubos pasirinkimu.
Darbo sutartys, pranešimai Sodrai ir susiję reikalavimai
Darbo sutartis yra pagrindinis dokumentas, reguliuojantis darbuotojo ir darbdavio santykius. Sutartis gali būti įvairių formų: terminuota, neterminuota, laikinojo darbo, pameistrystės ir kt.
Taip pat skaitykite: Viskas apie „Sodros“ mokėjimus UAB
Įdarbinant darbuotoją, būtina iki darbo pradžios pateikti Sodrai pranešimą apie socialinio draudimo pradžią (1-SD forma). Šis pranešimas pateikiamas elektroniniu būdu ne vėliau kaip viena diena iki darbo pradžios ir pildomas tik vieną kartą.
Be to, kas mėnesį iki mėnesio 15 d. pateikiami SAM pranešimai su duomenimis apie darbuotojo atlyginimą ir socialinio draudimo įmokas.
Darbuotojo atleidimas taip pat pranešamas Sodrai (2-SD forma), o organizacijoje rengiamas įsakymas dėl atleidimo iš darbo, kuris priimamas pasibaigus darbo sutarčiai.
Sodros įmokų tarifai ir jų pokyčiai
Nuo 2023 metų II grupei priskiriamų darbdavių Sodros įmokos padidėjo 0,07 proc. Tačiau nuo 2024 metų spalio 1 d. jos sumažėja 0,08 proc., o 2025 metais - dar 0,03 proc. Kitos įmokos ir jų tarifai išlieka nepakitę.
Darbuotojų duomenų apsauga ir BDAR reikalavimai
Darbuotojų asmens duomenų saugumas yra ypač svarbi tema. Darbdavys privalo užtikrinti, kad duomenys būtų tvarkomi teisėtai, proporcingai ir laikantis teisės aktų. Dažna klaida - perteklinis duomenų rinkimas, pavyzdžiui, reikalavimas pateikti ne būtiną informaciją, kaip šeimos narių duomenys ar nuotraukos.
Taip pat skaitykite: Slaugos namų sąlygos Lietuvoje
Darbdavys taip pat privalo užtikrinti technines priemones apsaugoti duomenis nuo neteisėtos prieigos, taip pat aiškias taisykles dėl asmeninių duomenų perdavimo elektroniniais būdais.
Be to, svarbios temos yra vaizdo stebėjimas, GPS sekimas, darbo įrenginių naudojimo kontrolė, kurių taikymas yra leidžiamas tik esant būtinybei ir su darbuotojų informavimu.
Nedarbingumo pažymėjimai Sodroje
Nedarbingumo pažymėjimas patvirtina, kad asmuo laikino nedarbingumo laikotarpiu negali dirbti. Nuo 2019 metų visi pažymėjimai yra elektroniniai ir jų nereikia pildyti darbdaviui - duomenys perduodami tiesiogiai Sodrai per e. sveikatos sistemą.
Patikrinti savo nedarbingumo pažymėjimus galima prisijungus prie e. sveikatos portalo (www.esveikata.lt) arba gyventojai.sodra.lt su savo tapatybės identifikavimo priemonėmis.
Jei pažymėjimas nematomas iš karto, paprastai tai yra sistemos atnaujinimo delsimas. Esant problemoms, rekomenduojama tiesiogiai kreiptis į gydymo įstaigą arba pagalbos centrą.
Mito ir tiesos apie darbdavio prieigą prie „Sodros“ informacijos
Egzistuoja daug klaidingų nuomonių apie tai, ką darbdaviai gali matyti „Sodros“ sistemoje:
- Mitas: Būsimi darbdaviai gali matyti ankstesnių darbo santykių pabaigos priežastis ar pažeidimus. Tiesa: Tokia informacija nėra viešai prieinama ir matoma tik „Sodros“ darbuotojams su teisėtu pagrindu.
- Mitas: Darbuotojai su darbo pažeidimais patenka į juoduosius sąrašus. Tiesa: Tokios duomenų bazės neegzistuoja.
Praktiniai patarimai dėl dokumentų archyvavimo
Siekiant efektyviai tvarkyti dokumentaciją, rekomenduojama:
- Dokumentus suskirstyti į bylas pagal rūšis ir saugojimo terminus.
- Parengti bylų sąrašus ir apyrašus.
- Pažymėti bylas su svarbia informacija: metai, dokumentų tipas.
- Perkelti paruoštus dokumentus į archyvą.
Netvarkingos bylos apsunkina greitą dokumentų paiešką ir gali lemti ilgą jų saugojimą virš teisės aktų nustatytų terminų.
Įstaigos vadovo atsakomybė dokumentų saugojime
Pagal Lietuvos Respublikos Civilinio kodekso nuostatas, kiekvienas verslo subjektas privalo tinkamai tvarkyti savo turtą ir dokumentus taip, kad turintys teisinį interesą asmenys galėtų bet kada gauti reikiamą informaciją. Įstaigos vadovas atsako už tai, kad dokumentai būtų išsaugoti reikiamą terminą pagal galiojančius teisės aktus.
Darbo kodekso ir teisės aktų atitikimas darbo sutartims
Darbo kodeksas numato privalomą rašytinę darbo sutartį, tačiau rašytinės formos nesilaikymas ne visada reiškia sutarties negaliojimą. Sutarties sudarymas laikomas įvykus, kai šalys susitaria dėl darbo sąlygų, neatsižvelgiant į formalų pasirašymą. Darbo sutarties galiojimas nesiejamas tiesiogiai su pranešimu Sodrai, kuris yra atskiras administracinis veiksmas.
Siekiant ištaisymo, įmonė gali sudaryti vidaus aktą, kuriame fiksuojama sutarties sudarymo data ir priežastys dėl formalumų nesilaikymo, o vėliau pasirašo rašytinę darbo sutartį ir praneša Sodrai.
Ligos pašalpos apskaičiavimas ir pranešimai
Anksčiau darbdaviai turėjo per 10 darbo dienų apskaičiuoti ligos pašalpą ir pateikti pranešimą teritoriniam Sodros skyriui. Nuo 2019 metų daug procesų vyksta elektroniniu būdu, sumažinant biurokratiją ir atpigindami administravimą.