Jei esate atsakingi už komandos laiko planavimą darbe, Jums turbūt gerai pažįstamas grafikų sudarymas ir šio darbo sudėtingumas. Grafikų planavimas didelei komandai gali užimti net kelias dienas ir pareikalauti paskutinio Jūsų kantrybės likučio. Situacija dar labiau sudėtingėja, kuomet Jūsų komanda dirba slenkančiu grafiku, o įmonė turi veikti nepertraukiamai 24/7. Daugelis įmonių tokiu atveju vietoj standartinio darbo laiko renkasi taikyti suminę darbo laiko apskaitą.
Kas yra suminė darbo laiko apskaita?
Suminė darbo laiko apskaita, tai darbo laiko apskaičiavimo būdas, kai darbuotojas faktines valandas išdirba per apskaitinį laikotarpį, neviršijantį 3 mėnesių. Tam tikrais atvejais laikotarpis gali trukti net iki 12 paeiliui einančių mėnesių. Suminės darbo laiko apskaitos darbo laiko ir poilsio reikalavimus reglamentuoja darbo kodekso 114, 115 ir 122 straipsniai. Šis režimas suteikia daugiau lakstumo įmonėms, kurių darbuotojai dirba netradiciniu grafiku (kitaip nei pirmadieniais-penktadieniais, nuo 9 iki 18 valandos) ir svyruojant darbo krūviui.
Suminė darbo laiko apskaita, tai darbo laiko apskaičiavimo būdas, kai darbo laikas apskaičiuojamas per ilgesnį negu savaitė kalendorinį laikotarpį (pvz., mėnesį, ketvirtį, per keturis mėnesius, o kai kuriais teisės aktų nustatytais atvejais - per metus). Dirbant pagal suminę darbo laiko apskaitą, savaitės darbo trukmė neturi viršyti 48 valandų per savaitę, o darbo dienos (pamainos) trukmė - 12 valandų per darbo dieną (pamainą).
Darbo laiko režimai
Prieš plačiau aptariant suminę darbo laiko apskaitą, reikia geriau suprasti Lietuvos Respublikos darbo kodekso reikalavimus darbuotojų darbo laikui ir poilsiui bei pagrindinius darbo laiko apskaičiavimo režimus. Iš viso Lietuvoje darbdavys gali rinktis iš penkių darbo laiko režimų. Darbuotojas taip pat turi teisę prašyti dirbti pagal vieną iš šių metodų:
- nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas
- suminė darbo laiko apskaita
- lankstus darbo grafikas
- suskaidytos darbo dienos laiko režimas
- individualus darbo laiko režimas
Nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas
Juo vadovaujasi daugelis įmonių Lietuvoje. Jis nurodo, kad darbuotojas, dirbdamas visu etatu, turi išdirbti 40 valandų per savaitę. Paprasčiausias pavyzdys, kai darbuotojas dirba 5 dienas per savaitę, nuo pirmadienio iki penktadienio, nuo 8 iki 17 val. su 1 valandos pertrauka. Dirbant viršvalandžius, darbuotojas per septynias dienas negali viršyti 48 valandų. Viršvalandžiai yra apmokami, papildomas valandas padauginus iš 1,5. Darbuotojas taip pat gali rinktis pridėti šį laiką prie kasmetinių atostogų.
Taip pat skaitykite: Socialinio darbo procesas: įvertinimas
Suminės apskaitos režimas
Kuomet Jūsų darbuotojai turi skirtingų ilgių pamainas bei dirba savaitgalių ar švenčių metu, įprasta darbo laiko apskaita nėra pats optimaliausias metodas, nes Jums arba tenka samdyti daugiau darbuotojų, arba mokėti už susidarusius viršvalandžius esamiems komandos nariams. Tuo tarpu suminė darbo laiko apskaita leidžia per bet kurį 7 dienų laikotarpį vietoj 40 valandų maksimaliai dirbti iki 52 valandų. Todėl vieną mėnesį neišdirbus visų numatytų valandų, darbuotojas gali dirbti ilgiau ateinantį mėnesį ir taip išlyginti skirtumą.
Į maksimalų 52 valandų laiką nėra įskaičiuotos valandos, kurias darbuotojas sutaria dirbti savarankiškai arba laiką, per kurį jis budi (pavyzdžiui pasyviai, namuose). Šis laikas gali didėti iki 60 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį. Jeigu visgi per apskaitinį laikotarpį nepavyksta išlyginti ir pasiekti visų numatytų pagal susitarimą darbo valandų, už neįvykdytą darbo laiko normą, t.y. neišdirbtas valandas, darbuotojui yra sumokama pusė priklausančio darbo užmokesčio.
Tarkime, darbuotojui nustatyta darbo laiko norma yra 160 valandų per mėnesį, o įmonėje taikoma trijų mėnesių apskaitinis periodas. Po trijų mėnesių darbuotojas išdirbo tik 400 valandų, nors jam priklausė 480 (160 val./mėn. x 3 mėn.) valandų. Tuomet už 80 neišdirbtų valandų yra sumokama pusė darbo užmokesčio, kaip už 40 darbo valandų.
Per apskaitinį laikotarpį išdirbus daugiau valandų nei nustatyta sutartyje, už viršytą laiką darbuotojui yra apmokama kaip už viršvalandžius, padauginus juos iš 1,5. Arba darbuotojas gali rinktis viršytas valandas pridėti prie kasmetinių atostogų.
Kokioms įmonėms labiausiai tinka suminė darbo laiko apskaita?
Suminę darbo laiko apskaitą dažniausiai renkasi įmonės, kurios turi palaikyti verslo procesus netradicinėmis darbo valandomis (ankstyvais rytais, naktį, savaitgaliais ir švenčių dienomis) bei kintant darbo krūviui.
Taip pat skaitykite: Ar senatvės pensijos gavėjams priklauso ilgalaikio darbo išmoka?
- Prekybos tinklai ir parduotuvės
- Viešbučiai, restoranai ir kavinės
- Gamybos įmonės
- Klinikos ir ligoninės
- Viešosios paslaugos (transportas, kelių priežiūra, apsauga ir kt.)
- Logistikos įmonės
- Kitos organizacijos: globos namai, IT palaikymas, skambučių centrai, tam tikros finansų ir švietimo įstaigos
Pagrindinės priežastys, kodėl verta naudoti suminę darbo laiko apskaitą: Lankstus darbo grafiko planavimas. Jūs galite lengviau prisitaikyti prie darbo krūvio svyravimų ir užtikrinti specifinių funkcijų atlikimą. Reikia mažiau darbuotojų, kadangi vienas žmogus įtemptesniu laikotarpiu gali dirbti ilgesnes pamainas, o vėliau turėti daugiau poilsio dienų. Lankstesnis ir efektyvesnis planavimas. Suminė darbo laiko apskaita leidžia darbdaviams lengviau prognozuoti, kiek darbuotojų reikės tam tikru laiku. Daugiau laisvės darbuotojams planuoti savo laiką.
Kaip sėkmingai pradėti naudoti suminę darbo laiko apskaitą įmonėje?
Suminė darbo laiko apskaita yra įvedama, nusprendus, jog tai yra tinkamiausias ir būtinas apskaitos režimas Jūsų įmonei ir komandai. Prieš priimant įmonės vadovo įsakymą dėl apskaitinio režimo keitimo, bendrovėje turi įvykti formavimo ir konsultavimo procedūros. Jų metu darbuotojai yra supažindinami su sumine darbo laiko apskaita, naujais grafikų modeliais ir taisyklėmis. Atsižvelgus į darbdavio lygmeniu veikiančios profesinės sąjungos nuomonę, jei Jūsų įmonėje ji egzistuoja, darbuotojai gali pasirašyti pakeistą darbo sutartį.
Susipažinkite su visais suminės darbo laiko apskaitos reikalavimais. Jie skiriasi nuo įprasto darbo laiko skaičiavimo ir pažeidus darbuotojų darbo laiko ir poilsio reikalavimus gresia baudos LR darbo kodekso nustatyta tvarka. Raskite tinkamus grafikų sudarymo bei apskaitos įrankius - skaitmeniniai įrankiai gali padėti be klaidų užpildyti darbo valandas pagal suminę darbo laiko apskaitą, perduoti teisingai apskaičiuotas darbo valandas į darbo užmokesčio sistemą ir užtikrinti visus darbo kodekso reikalavimus be papildomo vargo.
Į ką svarbu atsižvelgti, pradėjus naudoti suminę darbo laiko apskaitą?
Suminė apskaita gali suteikti Jūsų verslui lankstumo ir padėti sutaupyti. Tačiau daugelis įmonių, norėdami pritaikyti šį apskaitos metodą, susiduria su daug problemų ir sudėtingais darbo laiko apskaitos procesais. Todėl šį sprendimą svarbu gerai apgalvoti ir jam pasiruošti.
- Atsižvelkite į savo įmonės tipą. Jei norėtumėte naudoti netradicinį ar slenkančius darbo grafikus, tuomet suminė darbo laiko apskaita veiks geriausiai.
- Pasitarkite su darbuotojais - šis apskaitos režimas suteikia darbuotojams daugiau lankstumo planuoti savo laiką.
- Supažindinkite juos su nauju procesu ir papasakokite apie šio apskaitinio būdo privalumus.
- Susipažinkite su visais suminės darbo laiko apskaitos reikalavimais.
- Raskite tinkamus grafikų sudarymo bei apskaitos įrankius - skaitmeniniai įrankiai gali padėti be klaidų užpildyti darbo valandas pagal suminę darbo laiko apskaitą.
Skaitmeniniai įrankiai palengvina vadovų darbą sudarant grafikus. OPTAS suskaičiuoja visus skaičius reikalingus vesti suminę darbo laiko apskaitą. Sistema už Jus pasirūpina likučių apskaičiavimu, įskaitant viršvalandžius ar neišdirbtas valandas, bet kuriam Jūsų pasirinktam apskaitiniam laikotarpiui. Nesvarbu, ar tai būtų 2 ar 12 mėnesių.
Taip pat skaitykite: Socialinio darbo metodai priklausomybėms įveikti
Darbo kodeksas: darbo ir poilsio laikas
Neslėpsime, suminė apskaita yra iššūkis net ir patyrusiems vadovams ar apskaitos specialistams. Jai sekti reikia daug atidumo ir atsakingų darbuotojų. Jie privalo tinkamai suskaičiuoti visų komandos narių suplanuotą darbo laiką, išdirbtas valandas, poilsio dienas ir kitus duomenis. Todėl nenuostabu, kad apskaitinio laikotarpio pabaigoje įsivelia klaidų ir yra fiksuojami darbo kodekso pažeidimai.
Ką svarbu atsiminti:
- Grafikai turi būti skelbiami ne anksčiau nei prieš 7 dienas iki jų įsigaliojimo. Vienintelė išimtis yra, kuomet grafikas yra pakeičiamas ne dėl darbdavio kaltės. Tuomet jis gali būti paskelbtas ne vėliau nei prieš dvi dienas.
- Darbuotojo darbo grafikas negali viršyti 52 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį. Jeigu su darbuotoju sutariate kitaip, šis laikas gali didėti, tačiau negali viršyti 60 valandų per kiekvieną 7 dienų laikotarpį.
- Kiekvienam darbuotojui priklauso mažiausiai 11 valandų iš eilės poilsiui tarp pamainų ir bent 35 valandos nepertraukiamo poilsio per savaitę.
- Turi būti užtikrindama, kad darbuotojas nedirbtų daugiau kaip 6 dienas iš eilės.
- Negalima skirti darbuotoją dirbti 2 pamainas iš eilės.
- Darbdavys turi sudaryti kuo įmanoma tolygesnį ir sąžiningesnį darbo grafiką, kad darbuotojai dirbtų panašų kiekį pamainų naktį, savaitgaliais ir švenčių dienomis.
- Švenčių dienų išvakarėse darbo dienos trukmė sutrumpinama 1 valanda. O jei sutrumpinti pamainos dėl darbo specifikos nepavyksta, ši valanda apmokama kaip viršvalandžiai.
Jeigu suminės darbo laiko apskaitos laikotarpiu darbuotojas dėl nuo darbdavio priklausančių priežasčių dirba mažiau, negu tai darbuotojų kategorijai nustatytas darbo valandų skaičius, už faktiškai dirbto laiko ir nustatyto darbo laiko skirtumą yra apmokama kaip už prastovą. Suprantama, jei pasibaigus suminio darbo laiko apskaitiniam laikotarpiui yra nustatoma, kad darbuotojo vidutinis darbo laikas viršija darbo sutartyje sulygtą vidutinį darbo laiką, toks viršijant vidutinį dirbtas laikas laikytinas viršvalandžiais.
Kaip palengvinti suminės laiko apskaitos sekimą ir apskaičiavimą su OPTAS (ar EasyHours)?
Susidėlioti visą informaciją ir reikalavimus suminės darbo laiko apskaitos diegimui reikia laiko. Dėl to pastebime, jog nemažai įmonių, kurios galėtų įdiegti šį režimą, jo nenaudoja, nes nerimauja dėl galimų klaidų ir darbo kodekso pažeidimų. Tačiau yra būdas, kaip palengvinti Jūsų darbuotojų grafikų sudarymą ir apskaitą! Tam sukūrėme OPTAS - automatinę darbo grafikų sudarymo programą. OPTAS ne tik automatiškai vos kelių mygtukų paspaudimu sudaro grafikus dešimtims (ar šimtams) darbuotojų, bet ir ženkliai supaprastina suminės darbo laiko apskaitos įgyvendinimą.
Vienoje programoje rasite:
- Suminės darbo laiko apskaitos taisykles. Sistema už Jus pasirūpina likučių apskaičiavimu, įskaitant viršvalandžius ar neišdirbtas valandas, bet kuriam Jūsų pasirinktam apskaitiniam laikotarpiui.
- Automatinį klaidų aptikimą, kuomet pažeidžiami darbo kodekso reikalavimai arba nepaisomi darbuotojų pasirinkti poreikiai.
- Darbo valandų fiksavimą. Darbuotojai tiksliai atsižymi, kada atėjo ir išvyko iš darbo.
- Laisvadienių sekimą. Atostogų, poilsio ir šventinių dienų bei savaitgalių sekimą ir skaičiavimą.
- Darbuotojų pageidavimų teikimą, kuomet Jūsų komandos nariai savarankiškai gali užregistruoti, kada gali ir negali atvykti į darbą.
OPTAS suskaičiuoja visus skaičius reikalingus vesti suminę darbo laiko apskaitą. Sistema suranda ir atvaizduoja suminės darbo laiko apskaitos pažeidimus. Su OPTAS sistema suminė darbo laiko apskaita tampa lengvai įveikiama. Užsiregistruokite pirmam skambučiui su mūsų konsultantais - be jokių įsipareigojimų ar mokėjimų. Jo metu išklausysime, su kokiomis problemomis susiduriate sudarydami grafikus darbuotojams.
Darbo laiko apskaita ir Darbo kodeksas: praktiniai patarimai
Darbo laiko apskaita pirmiausia siejama su Darbo kodekso 120 straipsniu. Darbdavys turi tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojus, kuriems taikomas nekintančios darbo dienos ar pamainos trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimas. Net ir tada, kai visa kiekvienos dienos trukmė nėra atskirai žymima, į darbo laiko apskaitą privaloma įtraukti faktiškai dirbtus viršvalandžius, darbą švenčių dieną, darbą poilsio dieną, jei jis nenustatytas pagal grafiką, darbą naktį ir darbą pagal susitarimą dėl papildomo darbo. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu.
Darbdavys turi užtikrinti, kad darbo laiko apskaitos žiniaraštis būtų pakankamai aiškus, kad pagal jį būtų galima patikrinti faktines valandas, viršvalandžius, darbą naktį, švenčių ar poilsio dienomis, papildomą darbą ir darbuotojo teisę į išrašą. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir reikalauti nemokamai gauti darbo laiko apskaitos žiniaraščio išrašą.
Saugokite dokumentus ir valdykite riziką
Saugojimo terminai priklauso nuo dokumento rūšies. Žiniaraščiai ir kiti svarbūs dokumentai turėtų būti saugomi pagal valstybinius reikalavimus bei įmonės vidines taisykles. Netikslūs ar trūkstami įrašai gali apsunkinti VDI patikrinimą, atlyginimo skaičiavimą, viršvalandžių pagrindimą, darbuotojo išrašo pateikimą ir ginčų sprendimą. Baudos atsakingiems asmenims gali siekti 300-1 450 Eur, o pakartotinis pažeidimas gali reikšti 1 400-3 000 Eur baudą.
Praktinis kontrolinis sąrašas prieš diegiant suminę apskaitą
- Nustatykite, kurioms darbuotojų grupėms reikia kasdien žymėti darbo pradžią, pabaigą ir pertraukas.
- Patikrinkite darbo laiko režimus: nekintantis, suminė apskaita, lankstus grafikas, individualus ar suskaidytas režimas.
- Apsispręskite, kokia bus darbdavio patvirtinta darbo laiko apskaitos žiniaraščio forma.
- Aprašykite, kas žymi valandas, kas gali taisyti klaidas ir kas patvirtina laikotarpį.
- Atskirkite įprastas valandas, viršvalandžius, naktinį darbą, poilsio ir švenčių dienas bei papildomą darbą.
- Nustatykite, kaip darbuotojas susipažins su savo apskaita ir gaus išrašą.
- Suderinkite saugojimo terminus: žiniaraščiai, grafikai, darbo užmokesčio dokumentai ir eksportai.
- Paruoškite privatumo informaciją apie GPS, geozonas, įrenginius ir prieigos teises, jei tokios funkcijos naudojamos.
- Išbandykite procesą su viena komanda prieš perkeldami visą įmonę.
- Reguliariai tikrinkite trūkstamus įrašus, viršvalandžius ir korekcijas prieš perduodami duomenis darbo užmokesčiui.
Dažniausi klausimai (DUK)
Ar Lietuvoje privaloma darbo laiko apskaita? +Taip, Darbo kodekso 120 straipsnis nustato darbdavio pareigą tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, išskyrus darbuotojus su nekintančios darbo dienos ar pamainos trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu.
Kiek metų reikia saugoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius? +Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba nurodo, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai saugomi 10 metų. Kiti susiję dokumentai, pavyzdžiui, grafikai ar darbo užmokesčio dokumentai, gali turėti kitus terminus.
Ar galima naudoti Excel darbo laiko apskaitai? +Galima, jei įmonė užtikrina tinkamą formą, pildymą, darbuotojo prieigą, korekcijų kontrolę ir saugojimą. Praktinė problema ta, kad augant komandai Excel sunkiau kontroliuoti versijas, trūkstamus įrašus, patvirtinimus ir archyvavimą.
Ar EasyHours ar OPTAS padaro įmonę visiškai atitinkančią teisės aktus? +Ne viena programa pati savaime negarantuoja teisinės atitikties. Programa padeda rinkti, peržiūrėti ir eksportuoti darbo laiko duomenis, bet įmonė turi pati nustatyti taikomą darbo laiko režimą, vidaus taisykles, saugojimo tvarką ir pasitikrinti teisinius reikalavimus.
Praktinis pavyzdys: apskaitos rezultatai ir mokėjimai
Sąlygos: Įmonėje taikoma suminė darbo laiko apskaita, o apskaitinis laikotarpis - 3 mėnesiai. Faktiškai dirbtų valandų skaičius yra 10 valandų mažesnis nei nustatyta darbo laiko norma (neišdirbis). Darbuotojas viršijo darbo laiko normą 20 valandų (perdirbis). Už viršytas valandas mokama 100 % valandinio įkainio, apskaičiuoto pagal darbuotojo vidutinį mėnesio darbo užmokestį.
| Darbuotojas | Numatytos valandos per periodą | Faktiškai išdirbtos valandos | Rezultatas | Apmokėjimas |
|---|---|---|---|---|
| Operatorius 1 | 480 | 470 | 10 val. neišdirbta | Už neišdirbtas val. mokama 50 % |
| Operatorius 2 | 480 | 500 | 20 val. perdirbta | Už viršytas val. mokama 1,5 karto arba 100 % pagal vidutinį tarifą (priklausomai nuo susitarimo) |
Teisinis kontekstas ir rekomendacijos
Darbo teisės skyriaus vedėja-vyriausioji darbo inspektorė Ieva Piličiauskaitė-Dulkė pažymi, kad dirbant bet kuriuo iš Darbo kodekse nurodytų darbo laiko režimų, negali būti pažeidžiami maksimaliojo darbo laiko (su viršvalandžiais per dieną galima dirbti ne ilgiau kaip 12 val., o per savaitę - vidutiniškai 48 val.) ir minimaliojo poilsio laiko (kasdienio nepertraukiamo poilsio trukmė tarp darbo dienų ar pamainų negali būti trumpesnė kaip 11 val. iš eilės, o per septynių paeiliui einančių dienų laikotarpį darbuotojui privalo būti suteiktas bent 35 val.).
Taip pat rekomenduojama:
- Nustatyti aiškias vidaus taisykles dėl darbo laiko apskaitos, viršvalandžių ir darbuotojų informavimo.
- Atlikti informavimo ir konsultavimo procedūras su darbo taryba arba profesine sąjunga prieš įvedant suminę apskaitą.
- Užtikrinti, kad darbo grafikai būtų viešai paskelbti nustatytu laiku ir darbuotojai galėtų susipažinti su savo apskaita.
- Naudoti skaitmeninius įrankius, kad sumažintumėte klaidų tikimybę ir laikytumėtės saugojimo reikalavimų.