Norint tinkamai atstovauti draudėjui santykiuose su Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigomis, būtina tinkamai įforminti įgaliojimą. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tai padaryti, kokie dokumentai reikalingi ir kaip viską atlikti elektroniniu būdu.
Įgaliojimo suteikimo svarba ir teisiniai pagrindai
Dažnai įmonės vadovai ar ūkininkai įgalioja buhalterius ar konsultantus tvarkyti apskaitą ir teikti pranešimus Sodrai. Tačiau svarbu žinoti, kaip tinkamai įforminti šį įgaliojimą, kad dokumentai būtų pripažinti galiojančiais. Pagal Lietuvos Respublikos Civilinio kodekso 2.138 straipsnio 1 dalies 2 p., fizinio asmens vardu atlikti veiksmai, susiję su juridiniais asmenimis, turi būti patvirtinti notariškai. Tai reiškia, kad ūkininkas turi užpildyti patvirtinimą, jog įgalioja buhalterį ar konsultantą, tvarkantį jo ūkio apskaitą, teikti pranešimus Sodrai. Be šio patvirtinimo, buhalteris ar konsultantas neturi teisės ūkininko vardu teikti Fondo administravimo įstaigoms socialinio draudimo pranešimų, o Fondo administravimo įstaigos - tokių dokumentų pagrindu įrašyti duomenis į registrą.
Kokie dokumentai reikalingi įgaliojimui Sodrai
Įsigijus kvalifikuotą sertifikatą, Sodrai reikia pateikti šiuos dokumentus:
- Formą „Įgaliojimas pasirašyti teikiamus socialinio draudimo pranešimus“ (IG-1);
- Raštą „Dėl teisės naudotis EDAS draudėjo sritimi administratoriaus teisėmis suteikimo“;
- Patvirtinimą dėl įgalioto atstovo pateiktų socialinio draudimo pranešimų pasirašymo.
Sodros dokumentacijoje yra nurodyta, kad įgaliojimus pasirašyti SD pranešimus bei įgaliojimo panaikinimo dokumentus draudėjas turi pateikti elektroniniu arba popieriniu būdu. Įgaliojimas/įgaliojimo panaikinimo dokumentas turi būti pasirašytas vadovo elektroniniu arba rašytiniu parašu (priklausomai nuo teikimo būdo).
Elektroninė aplinka: EDAS ir Įgaliojimų registras
Elektroninė paslauga leidžia sudaryti ir registruoti įgaliojimus Įgaliojimų registre. Norint sudaryti elektroninį įgaliojimą, fizinis asmuo prisijungia per Elektroninius valdžios vartus arba per EDAS (Elektroninės draudėjų aptarnavimo sistemos) prieigos priemones (el. parašas, el. bankininkystė, asmens tapatybės kortelė).
Taip pat skaitykite: Kaip pildyti 9-SD formą?
Elektroninis įgaliojimas veikia taip:
- Prisijungimas per www.igaliojimai.lt prisijungus prie Įgaliojimų registro paslaugos „Įgaliojimo sudarymas ir registravimas Įgaliojimų registre“;
- Sąlygos: tapatybės patvirtinimas per EDAS (elektroniniu parašu, el. bankininkyste ar asmens tapatybės kortele); užpildyti įgaliojimų ruošinius ir sumokėti nustatyto dydžio mokestį už įgaliojimo registravimą;
- Žinoti įgaliotinio (asmens kodą) - būtina atlikti registro įregistravimą;
- Įgaliojimas registre įregistruotam asmeniui suteikiamas identifikavimo kodas ir informavimas apie įgaliojimą nurodytu elektroniniu paštu;
- Įmonė, įstaiga ar organizacija gali patikrinti įgaliojimo įregistravimo faktą ir turinį nemokamai interneto viešoje paieškoje su įgaliojimo identifikavimo kodu ir įgaliotinio asmens kodu.
Elektroninė paslauga taip pat suteikia galimybę įgaliotajam bet kuriuo metu atsisakyti įgaliojimo. Fiziniai asmenys, naudodamiesi Sodros EDAS, gali teikti visus pranešimus, tikrinti įmokas, matyti skolą, užsisakyti pažymas ir pan. Tai gali būti atliekama bet kuriuo metu, kai yra laisvas laikas.
Dažnos situacijos ir patarimai
- Vadovas turi suteikti įgaliojimo teisę teikti pranešimus. El. parašo naudojimas yra galimas, tačiau reikia užtikrinti, kad parašas atitiktų įgaliojimo įregistravimo duomenis. Jeigu iškyla klaidos su vadovo duomenimis sertifikate, įgaliojimo registravimas gali būti atmestas.
- Jeigu įgaliojimą atlieka buhalteris ar konsultantas, svarbu, kad įgaliojimą pasirašytų vadovas elektroniniu ar rašytiniu parašu - priklausomai nuo to, kaip įgaliojimas teikiamas.
- Popierinį įgaliojimą teikti nebūtina - elektroniniu būdu įgaliojimas gali būti sudarytas Draudėjų portale per IG-1 ruošinį.
- Jei kyla techninių nesklandumų („Klaida: [3008] Pateiktoje formoje įrašyti vadovo ar įgalioto asmens vardas arba pavardė nesutampa...“), reikia koreguoti įgaliojimo teikimo duomenis arba įgaliotinio identifikavimo duomenis.
Kaip atsidaryti reikiamą įmonės profilį Sodros EDAS sistemoje
Norint teikti pranešimus Sodrai į konkrečią įmonę, būtina turėti teises EDAS sistemoje. Tai gali būti pasiekiama per el. bankininkystę arba per elektroninius valdžios vartus su asmens elektroniniu parašu. Svarbu pažymėti, kad el. parašas orientuotas į asmenį, o ne į įmonę; teisiniuose santykiuose dažnai reikalingas vadovo ar įgalioto asmens parašas patvirtinimo tapatybei įrodyti.
Prie įmonės EDAS prisijungti galima per kelias priemones: per el. bankininkystės sistemas, su el. parašu, per elektroninius valdžios vartus, stacionarią ar mobilią prezidento parašo formavimo įrangą ar kitas el. parašo paslaugas. Jeigu įmonė nori teikti pranešimus naujai įmonei, būtina atnaujinti rekvizitus ir įgaliojimą suderinti su vadovu.
Praktiniai patarimai ir dažniausiai pasitaikančios klaidos
- Prieš teikdami IG-1, įsitikinkite, kad vadovo duomenys sutampa su pasirašančio asmens duomenimis sertifikate. Jei įgaliojimo dokumentas nesutampa, įgaliojimo teikimas gali būti atmestas.
- Patikrinkite, ar įgaliojimo suteikimo proceso metu naudojate tinkamos institucijos elektroninius įrankius (EDAS, EDAS per bankininkystę, elektroniniai valdžios vartai).
- Nesibaigiantys nesklandumai su prisijungimais gali būti išspręsti kreipiantis į Sodrą arba naudotis popieriniu įgaliojimu, jei tai būtina, tačiau popierinis įgaliojimas nėra privalomas.
- Jei įgaliojimą teikia buhalteris ar konsultantas, pasirūpinkite, kad vadovas (darbdavys) suteiktų teisę teikti pranešimus elektroniniu parašu.
Santrauka: ką verta žinoti prieš pradedant
- Teisiniu požiūriu įgaliojimo suteikimas nėra vien tik formos raštas - tai būtina sąlyga teisėtam pranešimų teikimui Sodrai.
- Elektroninis įgaliojimas ir registravimas Įgaliojimų registre suteikia saugų ir patogų būdą valdyti įgaliojimus, leidžia stebėti jų statusą ir bet kada juos atšaukti.
- Sutvarkykite vadovo duomenis, įgaliotinio asmens duomenis ir tinkamai paruoškite dokumentus, kad išvengtumėte klaidų ir vėlavimų teikimo proceso metu.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
Taip pat skaitykite: Draudžiamųjų laikotarpių pažymos gavimas
tags: #verslomylia #sodros #igaliojimas