Kaip patikrinti būsimo darbuotojo duomenis SODROJE ir užtikrinti asmens duomenų tvarkymą įmonėje

Darbdaviai dažnai kelia klausimą: ar galiu matyti būsimo ar esamo darbuotojo duomenis „Sodroje“ ir kaip teisingai tvarkyti surinktą informaciją, kad nebūtų pažeidžiami asmens duomenų apsaugos reikalavimai? Straipsnyje remiamės VDAI, „Sodros“, EŽTT praktika ir administracinių institucijų rekomendacijomis, aiškiname, ką galima tikrinti, ką privaloma daryti darbdaviui ir kaip elgtis tiek su SODROS duomenimis, tiek su įmonės vidaus asmens duomenų tvarkymo taisyklėmis.

Ką renka „Sodra“ ir kas šiuos duomenis gali matyti

Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba (SODRA) kaupia duomenis apie gyventojų darbovietes, jose dirbtą laiką ir gautą atlyginimą nuo 1994 metų. Visi oficialiai dirbantys asmenys automatiškai patenka į „Sodros“ duomenų bazę.

„Sodra“ taip pat teikia asmens duomenis tam tikrais būdais ir tik tam tikriems asmenims. Asmens duomenys bus teikiami asmenims, kurie yra pateikę prašymą teikti jų asmens duomenis telefonu ir kuriems yra suteiktas kliento identifikavimo kodas. Taigi, telefonu galės būti teikiami tik paties kliento asmens duomenys, t. y. konsultantas klientui jo asmens duomenis telefonu suteiks, jei klientas patvirtins savo asmens tapatybę ir nurodys jam suteiktą kliento identifikacinį numerį.

Visi pokalbiai, kurių metu buvo teikiami asmens duomenys, įrašomi ir saugomi 60 mėnesių.

Ar darbdavys gali matyti darbuotojo informaciją „Sodroje“?

Klausimas „ar darbdavys gali matyti darbuotojo informaciją „Sodroje“?“ dažnai kyla praktikoje. Straipsnyje pažymima, kad būsimasis ar esamas darbdavys neturi tiesioginės prieigos prie darbuotojo asmeninių duomenų „Sodros“ sistemoje be pagrindo arba specialaus įgaliojimo. Straipsnyje taip pat paneigiami mitai: darbdavys negali matyti, kokiu pagrindu buvo nutraukti ankstesni darbo santykiai, kaip ir buvusių darbo pareigų pažeidimų - tokių duomenų bazių nėra.

Taip pat skaitykite: Kaip pildyti 9-SD formą?

Jei darbdavys turi poreikį gauti konkrečius duomenis iš „Sodros“, tai vykdoma pagal nustatytą tvarką ir teisėtus pagrindus; „Sodra“ duomenis teikia tik tam, kam jie gali būti suteikti pagal įstatymus.

Kaip darbuotojas gali patikrinti savo duomenis „Sodroje“

Pagrindinė vieta, kur galima sužinoti savo socialinio draudimo statusą, yra oficialus „Sodros“ puslapis - www.sodra.lt. Prisijungus prie asmeninės paskyros gyventojai.sodra.lt, kairėje pusėje rinkitės skiltį „Mano suvestinės“. Prisijungti galite per elektroninę bankininkystę, Smart-ID, mobilųjį parašą arba e. parašą.

Prisijungus iškart matysite skiltį „Aktuali informacija“: Stažas senatvės pensijai - matomas bendras sukauptas stažas; Apskaitos vienetai (taškai) - kiek esate sukaupęs pensijų taškų. Norėdami pamatyti detalesnę informaciją, spauskite „Peržiūrėti stažą šiandienai“ arba „Peržiūrėti taškus šiandienai“.

Kaip gauti oficialią suvestinę (PDF / HTML)

1. Eikite į meniu „Apie mane“ → Formuoti suvestinę.
2. Pasirinkite suvestinės tipą, pvz., REP.02 - Informacija apie pensijų socialinio draudimo stažą.
3. Paspauskite „Formuoti“, tada atsisiųskite dokumentą iš „Suvestinių istorija“ skilties.

Suvestinėje bus matoma: visų laikotarpių draustumas, stažas metais, mėnesiais ir dienomis, pensijų taškai, informacija apie užsienyje įgytą stažą (jei yra) ir data, kada duomenys paskutinį kartą atnaujinti.

Ką daryti, jei „Sodros“ duomenys neteisingi arba trūksta laikotarpių

Jei prisijungę nematote savo duomenų arba matote neteisingą informaciją, reikėtų susisiekti su „Sodra“ telefonu 1883, el. paštu arba nuvykus į artimiausią skyrių. Jei pastebite spragų ar trūkstamų laikotarpių, svarbu kuo anksčiau išsiaiškinti situaciją. Jums gali tekti surinkti ir pateikti patvirtinamuosius dokumentus: darbo knygeles, buvusių darbdavių pažymas, karinius bilietus ar užsienio darbo pažymėjimus.

Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą

Žmonės, kurie dirbo iki 1994 metų, turėtų patys pateikti „Sodrai” dokumentus įrodančius jų stažą. Pensijų socialinio draudimo stažą iki 1993-12-31 d. galima įrodyti pateikus darbo knygeles, darbo stažo pažymas ar kitus patvirtinimus.

Ar darbdavys gali rinkti ir tvarkyti Sodros numerį (asmens kodą) darbo sutartyje?

Diskusijose kartojamas klausimas: „Ar tarp tvarkomų įmonėje asmens duomenų nurodyti darbuotojų Sodros numerius?“ Jei asmens kortelėje įrašomas SODROS nr., būtina aiškiai apibrėžti tvarkymo tikslą. Jei nereikalinga - nerašykite. Jei tokie numeriai buvo rašomi anksčiau ir archyvuoti, nėra būtina jų be reikalo dauginti ar toliau tvarkyti; pasitaikė praktika, kai pasenę kopijos buvo sunaikintos.

Darbdavys turi apibrėžti, kokiais tikslais renkami duomenys ir nustatyti tvarkymo pagrindą - įstatymo reikalavimas, darbo sutartis ar teisėti darbdavio interesai. Jei Sodros numeris nėra būtinas darbo santykiams tvarkyti, jo nebūtina įtraukti į darbuotojo asmens duomenų registrus.

Darbdavio pareigos ir asmens duomenų tvarkymas įmonėje

Visais atvejais darbdavys privalo užtikrinti tvarkomų asmens duomenų apsaugą nuo neteisėto atskleidimo ar bet kokio kito neteisėto tvarkymo. Darbuotojų asmens duomenų tvarkymas (tvarkymo tikslai, baigtinis tvarkomų asmens duomenų sąrašas kiekvienu asmens duomenų tvarkymo tikslu, asmens duomenų saugojimo terminas(-ai) ir veiksmai po termino, duomenų gavimo ir teikimo tvarka, duomenų subjektų teisių įgyvendinimas ir kt.) turi būti reglamentuotas darbdavio patvirtintame vidaus teisės akte (asmens duomenų tvarkymo taisyklėse ar kt.).

Asmens duomenys įmonėje dažniausiai renkami darbo sutarties sudarymui; tokiu atveju yra privaloma nustatyti duomenų saugojimo tvarką. Kalbant apie GDPR, darbuotojo sutikimas dažnai nėra tinkamas tvarkymo pagrindas, ypač kai darbuotojas yra silpnesnės pozicijos šalis darbo santykiuose.

Taip pat skaitykite: Draudžiamųjų laikotarpių pažymos gavimas

Kas turi būti įmonės vidaus teisės akte apie asmens duomenų tvarkymą

• Tvarkymo tikslai;
• Baigtinis tvarkomų duomenų sąrašas;
• Asmens duomenų saugojimo terminai ir veiksmai po termino pabaigos;
• Duomenų gavimo ir teikimo tvarka;
• Klausimas, kas prieina prie duomenų, kokiais atvejais ir kokia tvarka;
• Duomenų subjektų teisių įgyvendinimas (pvz., teisė susipažinti su savo vaizdo įrašu ir gauti kopiją);
• Procedūros elektroninės komunikacijos, vaizdo stebėjimo, biometrinių duomenų naudojimo atvejams.

Vaizdo stebėjimas darbo vietoje: pranešimas VDAI ir darbuotojų informavimas

Norint vykdyti darbuotojų vaizdo stebėjimą - būtina pranešti VDAI. Lietuvos Respublikos teisinėje apsaugoje numatyta, kad tais atvejais, kai asmens duomenis organizacija tvarko vidaus administravimo tikslais, apie tokį duomenų tvarkymą nereikia pranešti VDAI, tačiau išimtis taikoma vaizdo stebėjimui, todėl organizacija, norėdama filmuoti savo patalpas, privalo apie tai pranešti VDAI, kad ši veikla būtų registruota Asmens duomenų valdytojų valstybės registre.

ADTAĮ numatyta, kad apie vaizdo stebėjimą darbuotojai turi būti informuoti pasirašytinai, pateikiant informaciją apie tai, kokia organizacija vykdo stebėjimą, vaizdo stebėjimo tikslus, darbuotojo teisę susipažinti su jo vaizdo duomenimis. Informacinių lentelių šiuo atveju nepakanka. Darbdavys turi žinoti pareigą įgyvendinti darbuotojo teisę susipažinti su savo vaizdo duomenimis (peržiūrėti vaizdo įrašą ir (arba) gauti jo kopiją išorinėje laikmenoje). Darbuotojo neturi būti klausiama apie tokio prašymo tikslus ar motyvus.

Kai kuriose patalpose vaizdo stebėjimas draudžiamas visais atvejais - laisvalaikiui, papietauti, persirengti skirtose patalpose, duše ar tualete asmuo tikisi didesnės privatumo apsaugos, todėl tokio pobūdžio patalpose vaizdo stebėjimas neturi būti vykdomas. „ADTAĮ draudžia vaizdo stebėjimą patalpose, kuriose žmogus pagrįstai tikisi absoliučios privatumo apsaugos ir toks stebėjimas žemintų žmogaus orumą“ - teigia VDAI specialistė R. Sinkevičiūtė-Šečkuvienė.

Elektroninės komunikacijos stebėjimas darbo vietoje

Slaptas darbuotojo elektroninės komunikacijos stebėjimas - neteisėtas. Darbdavys gali norėti stebėti darbuotojo naršymo internete istoriją, elektroninio pašto duomenis ar pranešimų turinį, tačiau tokiais atvejais taikomi ADTAĮ reikalavimai.

Darbdavys pirmiausia turi apibrėžti tokio asmens duomenų tvarkymo tikslus ir įvertinti, ar tokių duomenų tvarkymas yra būtina priemonė - ar nepakanka mažiau privatumą varžančių prevencinių priemonių (pvz., naršymo ribojimas). Jei priemonė būtina, darbdavys turi nuspręsti, ar priemones (kompiuterį, telefono aparatą) leidžiama naudoti asmeniniais tikslais, ir tai turi būti įtvirtinta vidaus teisės akte. Jei priemonės leidžiamos asmeniniams tikslams, darbdavys neturėtų perimti asmeninio susirašinėjimo turinio.

Darbuotojo susirašinėjimas ir kiti duomenys, susiję su darbinių funkcijų vykdymu, galėtų būti peržiūrimi, tačiau ši procedūra turi būti aiškiai reglamentuota įmonės vidaus teisės akte - nustatytas tikslas, tvarkomų duomenų apimtis, kas ir kokia tvarka gali prieiti prie duomenų, ir darbuotojai turi būti supažindinti. Slaptas duomenų rinkimas neatitinka ADTAĮ. Apie elektroninės komunikacijos darbo vietoje duomenų tvarkymą būtina pranešti VDAI.

Duomenų tvarkytojų ir subrangovų priskyrimas

Dažnas praktinis klausimas: ar personalo ir buhalterinės apskaitos programos aptarnavimo paslaugas teikianti įmonė ar įmonė, kuri teikia darbuotojų saugos paslaugas, yra darbuotojų asmens duomenų tvarkytoja? Jei paslaugų teikėjai prisijungia prie įmonės programų ir gali matyti darbuotojų bei klientų duomenis, jie priskiriami prie asmens duomenų tvarkytojų ir su jais turi būti sudarytos sutartys dėl duomenų tvarkymo. Tokios sutartys turi aiškiai nurodyti, ką tvarkytojas gali daryti: ar jis tik turi teisę susipažinti su duomenimis, ar gali juos įrašyti, rūšiuoti, sisteminti, saugoti ir pan.

Rekomenduojama aiškiai apibrėžti paslaugų teikėjo (pvz., programų aptarnavimo ar saugos paslaugų) prieigos ribas, veiksmus, atsakomybę ir technines bei organizacines saugumo priemones darbo sutartyse bei duomenų tvarkymo sutartyse.

Darbuotojo sutikimas: ar verta grindžiantis juo tvarkyti duomenis?

VDAI pastebi, kad darbdaviai dažnai teisėtumą grindžia darbuotojo sutikimu, tačiau daugeliu atvejų darbuotojo sutikimas nėra tinkamas pagrindas, nes darbuotojas yra silpnesnis darbo santykių šalis. Darbo santykių atveju duomenų tvarkymui dažniau taikomi įstatymų reikalavimai arba darbdavio teisėti interesai. Net ir tais atvejais, kai sutikimas galėtų būti pagrįstas, reikia įvertinti, ar jis tikrai bus duodamas laisva valia.

Skundai, kontrolė ir baudos už pažeidimus

Žmogus turi teisę pateikti VDAI skundą, jei darbdavys, jo manymu, duomenis tvarko netinkamai. Išnagrinėjus skundą ir nustatant pažeidimus, organizacijai pateikiami nurodymai, kaip taisyti praktiką; gali būti skiriama bauda. VDAI gali pateikti nurodymą ar surašyti administracinio teisės pažeidimo protokolą su administraciniu nurodymu. Jei asmuo nesumoka administraciniame nurodyme pateiktos sumos - 72 Eur, visa medžiaga perduodama teismui. Baudos skiriamos teismo sprendimu: pirmas pažeidimas - 144-289 Eur, pakartotinis - 289-579 Eur.

Nors pažeidimų pasitaiko, darbuotojų skundų VDAI beveik nesulaukia, nes darbuotojai nenori skųsti savo darbdavio dėl baimės netekti darbo. Nepaisant to, problema egzistuoja ir darbdaviai ne visada užtikrina tinkamą darbuotojų asmens duomenų apsaugą - pavyzdžiui, filmuojant jų veiksmus ar stebint elektroninę komunikaciją.

Teismų praktika: pavyzdys iš EŽTT ir balansas tarp privatumo bei darbdavio interesų

2016 m. EŽTT sprendimas byloje Bărbulescu v. Romania parodė, kaip teismai ieško balanso tarp privataus gyvenimo gerbimo ir darbdavio teisėtų interesų. Šiuo atveju EŽTT palaikė darbdavio poziciją, nes buvo tikrinama, kiek laiko darbuotojas darbo metu skyrė asmeninėms reikmėms; privačios informacijos turinys nebuvo analizuojamas. EŽTT nustatė, kad darbuotojo veikla internete buvo stebima teisėtai ir atleidimas iš darbo buvo pagrįstas, nes pažeisti vidaus taisyklių reikalavimai.

Praktiniai patarimai darbdaviams ir personalo skyriams

• Prieš prašant darbuotojo ar būsimo darbuotojo duomenų, įvertinkite, ar tie duomenys yra būtini.
• Jei tvarkote SODROS numerius ar kitą jautresnę informaciją, aiškiai dokumentuokite tvarkymo tikslą ir saugojimo terminus.
• Sudarinėkite ar atnaujinkite vidaus teisės aktus: asmens duomenų tvarkymo taisykles, informatikos ir komunikacijos priemonių naudojimo tvarką, vaizdo stebėjimo taisykles.
• Sudarykite duomenų tvarkymo sutartis su visais trečiaisiais asmenimis (programų aptarnavimo, saugos paslaugos), kurie turi prieigą prie darbuotojų duomenų.
• Praneškite VDAI apie vaizdo stebėjimą ir elektroninės komunikacijos stebėjimą, jei tokie veiksmai planuojami ir būtini.
• Supaprastinkite darbuotojų galimybę realizuoti teises: suteikite aiškias procedūras, kaip susipažinti su savo vaizdo įrašais ar gauti duomenų kopijas.
• Ribokite prieigą prie darbuotojų duomenų tik tiems darbuotojams, kuriems tai būtina vykdant pareigas.

Praktiniai žingsniai, kaip patikrinti būsimo darbuotojo duomenis teisėtai

1. Patikrinkite, ar konkretūs duomenys būtini (pvz., SODROS nr.). Jei nereikalingi - jų neįrašykite.
2. Jei duomenys būtini, nurodykite tvarkymo tikslą vidaus teisės akte ir užtikrinkite saugojimą pagal nustatytus terminus.
3. Jei reikia patvirtinti darbo stažą ar įmokas, prašykite kandidato pateikti oficialią suvestinę iš „Sodros“ (REP.02) arba nurodykite, kaip kandidatas gali leisti prieigą (jei tai leidžia teisinis pagrindas).
4. Negalima slaptai rinkti elektroninės komunikacijos ar asmeninės informacijos; visi stebėjimo veiksmai turi būti teisėti, proporcingi ir aiškiai apibrėžti.
5. Jei įmonė priima sprendimus remdamasi asmens duomenimis (pvz., atleidimu), užtikrinkite, kad procedūros ir įrodymai būtų dokumentuoti.

„Sodros“ informacija kandidato patikrai ir darbo stažo tikrinimas

Jei norite sužinoti kandidato darbo stažą, geriausias būdas - paprašyti kandidato pateikti oficialią suvestinę iš „Sodros“ arba prašyti, kad kandidatas prisijungtų prie savo „Sodros“ paskyros ir pateiktų suvestinės kopiją. Prisijungę jie gali formuoti suvestinę REP.02, kuri apima stažą nuo 1994 m. bei duomenis iš užsienio, jei jie pateikti „Sodrai“.

Priminkite kandidatui, kad asmens duomenų tvarkymas personalo pasirinkimo metu turi būti teisėtas ir aiškus, o kandidatas turi teisę žinoti, kam ir kodėl bus suteikti jo duomenys.

Naudingos nuorodos ir kam kreiptis

• Oficialus „Sodros“ puslapis: www.sodra.lt - asmeninė paskyra, suvestinių formavimas.
• VDAI - informacija apie pranešimus dėl vaizdo stebėjimo, elektroninės komunikacijos stebėjimo ir asmens duomenų apsaugą.
• Valstybinė darbo inspekcija (VDI) - darbo teisės konsultacijos, konfidencialumas skundų atvejais.

Trumpa lentelė - kokie veiksmai reikalingi skirtingoms situacijoms

Situacija	Veiksmai
Reikia kandidato darbo stažo	Paprašyti REP.02 suvestinės iš kandidato arba nurodyti, kad pateiks suvestinę per „Sodrą“
Tvarkomi SODROS numeriai į darbuotojo kortelę	Apsvarstyti būtinumą, jei nereikalingi - neįrašyti; jei reikalingi - dokumentuoti tvarkymo tikslą ir saugojimo terminus
Vaizdo stebėjimas darbo vietoje	Pranešti VDAI, informuoti darbuotojus pasirašytinai, užtikrinti galimybę susipažinti su vaizdo duomenimis
Trečios šalys turi prieigą prie duomenų (programų aptarnavimas)	Sudaromos duomenų tvarkymo sutartys, aiškiai apibrėžiami veiksmai ir atsakomybė
Reikia stebėti elektroninę komunikaciją	Įvertinti būtinumą, užregistruoti VDAI, įtvirtinti vidaus taisykles ir informuoti darbuotojus

Raktiniai praktiniai principai

• Tvarkykite tik būtiniausius duomenis.
• Visada dokumentuokite tvarkymo tikslus ir teisėtą pagrindą.
• Užtikrinkite darbuotojų informavimą ir jų teisių realizavimą.
• Saugokite duomenis techninėmis ir organizacinėmis priemonėmis.
• Jei kyla abejonių, kreipkitės į VDAI ar VDI dėl konsultacijos.

tags: #sodros #duomenys #apie #busima #darbuotoja