Dokumentų saugojimas yra svarbus aspektas kiekvienos įmonės veikloje. Lietuvoje dokumentų saugojimo terminus reglamentuoja įvairūs teisės aktai. Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Šie pakeitimai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimo procesas dar nėra pasibaigęs. Naujoji rodyklė yra privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.
Svarbiausi Pakeitimai Dokumentų Saugojimo Terminuose
Naujojoje rodyklėje buvo patikslinti ir sutrumpinti kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpiai, pašalinti nereikalingi dokumentai bei įtraukti nauji. Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurie dokumentų saugojimo reikalavimai ne tik sutrumpėjo, bet ir buvo papildyti naujais dokumentų tipais. Naujoji rodyklė supaprastina dokumentų administravimą ir leidžia įmonėms efektyviau tvarkyti savo archyvus.
Dokumentų Pavadinimų Keitimai
Bendroji dokumentų saugojimo rodyklė pervadinta į Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę.
Saugojimo Terminų Sutrumpinimas
- Sprendimai dėl prastovų: vadovo priimti sprendimai dėl prastovų turi būti saugomi mažiausiai 50 metų (anksčiau tokių sprendimų rodyklėje nebuvo).
- Atostogų ir darbo grafikai: dabar turi būti saugomi 3 metus (anksčiau atostogų grafikai saugoti 1 metus, o kai kurie kiti grafikai apskritai nebuvo reglamentuoti).
- Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus (buvo 5 metai).
- Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau - 10 metų).
- Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios - 50 metų.
- Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: jų apskaitos žurnalai saugomi 3 metus (anksčiau - 10 metų).
- Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau nebuvo reglamentuoti).
- Finansinės ataskaitos: tarpinės saugomos 5 metus, metinės - 10 metų (be pokyčių).
- Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: vienas pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų, kiti - bent 10 metų.
- NPD prašymai: saugomi 3 metus (buvo 10 metų).
- Susirašinėjimo dokumentai: nustatytas vieningas 3 metų saugojimo terminas (anksčiau - 5 metai).
- Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo (anksčiau - 1 metus).
- Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus (buvo 1 metai).
Svarbu žinoti, kad jei organizacijos vidaus norminiai teisės aktai nustato ilgesnius saugojimo terminus, juos galima sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti organizacijos vidinius reglamentus.
Dokumentų Saugojimo Paslaugos
LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką”. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus.
Taip pat skaitykite: Reabilitacijos paslaugų kainos
Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas. Pasirašius dokumentų pasaugos sutartį, mūsų įmonė parengia dokumentų perdavimo-priėmimo saugoti aktą, ir jį patvirtinus užsakovui, transportuoja dokumentus į saugyklą. Priimant dokumentus, sutikrinama, ar perduoti dokumentai atitinka apskaitos dokumentus bei aktą, nurodoma, kiek bėginių metrų saugyklos lentynose užims perduoti dokumentai.
Kas mėnesį išrašoma sąskaita pagal saugomų dokumentų kiekį ir sutartyje sutartą įkainį. Kasmet, pasibaigus dalies dokumentų saugojimo terminui, mūsų įmonės darbuotojai parengia dokumentų naikinimo aktą, ir jį patvirtinus užsakovo vadovui, dokumentus sunaikina saugiu būdu. Įgalioti užsakovo asmenys ar darbuotojai, prisijungę per prieigą klientams mūsų svetainėje, gali užpildyti užklausos formą, pagal kurią mūsų darbuotojai suras norimą dokumentą ir pateiks jį prašoma forma (elektroniniu būdu arba originalą paštu ar per kurjerį, per sutartą pateikimo laiką). Dokumento kopijos ar originalo pateikimo laikas gali būti skubus (per 3-8 darbo valandas) arba neskubus (per 1-2 darbo dienas).
UAB „Archyvita“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas (LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos 2006-08-21 išduota licencija Nr.0003) ir saugo klientų dokumentus jau 10 metų. Šiuo metu mes turime įrengę LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, kurių bendras plotas sudaro 2744,65 kv.m. Dokumentų saugyklos atitinka apsaugos nuo gaisro, įsilaužimo, apšvietimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus. UAB „Archyvita“ įdiegta dokumentų valdymo tvarka, kuri atitinka ISO 27001 informacijos apsaugos valdymo reikalavimus.
Įstaigos Vadovo Atsakomybė
Remiantis LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalimi, „kiekvienas asmuo, kuris verčiasi verslu ar profesine veikla, privalo tvarkyti savo turtą ir visa kita, kas susiję su jo verslu ar profesine veikla, taip pat saugoti dokumentus ir kitą informaciją apie savo turtą, verslą ar profesinę veiklą taip, kad kiekvienas turintis teisinį interesą asmuo bet kada galėtų gauti visapusišką informaciją apie to asmens turtines teises ir pareigas“. Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą.
Praktiniai Patarimai Dokumentų Archyvavimui
Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai. Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve.
Taip pat skaitykite: Viskas apie „Sodros“ mokėjimus UAB
Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugomas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas.
Pagrindiniai žingsniai archyvuojant dokumentus:
- Suskirstykite dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis.
- Parengkite bylų sąrašus ir apyrašus.
- Pažymėkite bylas su reikalinga informacija (metai, dokumentų tipas).
- Perkelkite archyvuoti paruoštus dokumentus į archyvą.
Pavyzdžiui, jei įmonė įkurta 2009 metais, archyvuojant darbo sutartis, ant viršelio užrašoma "2009 m.". Kai baigsis šitie metai, suarchyvuosite ir užrašysite "2010 m.".
Bylų nomenklatura mokyklose daroma mokslo metams ar kalendoriniams metams. Numeruojant "buhalterines bylas", užsirašoma ant bylos kokie dokumentai ir metai (pvz. Bylos antraštinį lapą ir bylos baigiamąjį įrašą. Gauti raštai saugomi 5 m. Bylos indeksus galima gauti iš 1 skyriaus, tai ir bylos taip numeruojamos 1.1., 1.2. 1.3....
| Dokumento Tipas | Saugojimo Terminas |
|---|---|
| Sprendimai dėl prastovų | 50 metų |
| Atostogų ir darbo grafikai | 3 metai |
| Komandiruočių ataskaitos | 3 metai |
| Asmens bylos | 3 metai po darbo santykių pabaigos |
| Neįsigaliojusios darbo sutartys | 3 metai |
| Galiojančios darbo sutartys | 50 metų |
| Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentų apskaitos žurnalai | 3 metai |
| Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai | 3 metai po darbo santykių pabaigos |
| Finansinės ataskaitos (tarpinės) | 5 metai |
| Finansinės ataskaitos (metinės) | 10 metų |
| Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai (pagrindinis) | 50 metų |
| Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai (kiti) | 10 metų |
| NPD prašymai | 3 metai |
| Susirašinėjimo dokumentai | 3 metai |
| Teismų ir ginčų dokumentai | 5 metai po sprendimo |
| Asmens duomenų tvarkymo sutikimai | 2 metai |
Taip pat skaitykite: Slaugos namų sąlygos Lietuvoje