Dokumentų saugojimas yra esminė įmonių ir organizacijų veiklos dalis, užtikrinanti veiklos įrodymus, teisėtą informacijos apsaugą ir dokumentų prieinamumą. Lietuvoje dokumentų saugojimą reglamentuoja daugybė teisės aktų, tarp jų - Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, Lietuvos archyvų departamento įsakymai bei kita reguliavimo dokumentacija. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime sodros (valstybinio socialinio draudimo) dokumentų saugojimo terminus ir bendruosius reikalavimus, susijusius su apskaitos dokumentų saugojimu visose įmonėse.
Bendroji dokumentų saugojimo reguliavimo sistema
Įmonių apskaitos dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje bei Lietuvos archyvų departamento prie Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakyme Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“. Ši rodyklė yra periodiškai atnaujinama, pvz., 2010 metų spalio 18 d. buvo patvirtinta nauja redakcija, kuri pakeitė kai kurių dokumentų saugojimo terminus. Nuo 2024 m. spalio 1 d. įsigaliojo atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesniąją ir privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.
Dokumentų saugojimo paslaugas Lietuvoje teikia licencijuotos įmonės, pavyzdžiui, UAB „Archyvita“, kuri turi licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, atitinkančias gaisro, įsilaužimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus. Tokios paslaugos užtikrina dokumentų autentiškumo, patikimumo ir prieinamumo visą saugojimo laiką laikymąsi.
Atsakomybės už dokumentų saugojimą paskirstymas
Įmonės vadovas yra atsakingas už tinkamą apskaitos dokumentų tvarkymą ir saugojimą, kaip nurodyta LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalyje. Vadovo įsakymu įmonėje turi būti paskirtas konkretus darbuotojas, atsakingas už dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimą. Tai gali būti specialistas ar biuro administratorė, kuris turi išmanyti dokumentų saugojimo terminus ir tvarką.
Dokumentų saugojimo terminai ir specifika
| Dokumento rūšis | Saugojimo terminas | Pastabos |
|---|---|---|
| Bendri apskaitos dokumentai | 10 metų | Minimali trukmė, galioja daugeliui dokumentų |
| Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai | 50 metų | Pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų |
| Pirkimo procedūrų dokumentai | Ne trumpiau kaip 4 metai | Įskaitant preliminariąsias sutartis, jų pakeitimus |
| Sprendimai dėl prastovų | 50 metų | Iki naujo reguliavimo nebuvo įtraukti |
| Atostogų ir darbo grafikai | 3 metai | Anksčiau saugoti 1 metus, dabar patvirtintas ilgesnis terminas |
| Asmens bylos | 3 metai po darbo santykių pabaigos | Anksčiau 10 metų |
| Neįsigaliojusios darbo sutartys | 3 metai | Galiojančios sutartys saugomos 50 metų |
| Finansinės ataskaitos (metinės) | 10 metų | Be pokyčių nuo ankstesnės redakcijos |
| Susirašinėjimo dokumentai | 3 metai | Buvęs terminas - 5 metai |
| Teismų ir ginčų dokumentai | 5 metai po sprendimo | Anksčiau saugoti 1 metus |
| Asmens duomenų tvarkymo sutikimai | 2 metai | Ankstesnis terminas buvo 1 metai |
Pastaba dėl saugojimo terminų
Jei įstaigos vidiniai norminiai teisės aktai arba dokumentų valdymo tvarkos nustato ilgesnius dokumentų saugojimo terminus, šiuos terminus galima sutrumpinti tik atitinkamai pakeitus vidinius reglamentus.
Taip pat skaitykite: Kaip pildyti 9-SD formą?
Elektroninių dokumentų saugojimo ypatumai
Šiuolaikinės įmonės dažnai naudoja elektroninius dokumentus, kuriems taikomi specialūs reikalavimai. Užtikrinama, kad elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su tokiais dokumentais privaloma saugoti ir susijusią kontekstinę informaciją, kuri paaiškina dokumentų turinį ir kilmę.
Dokumentų archyvavimas ir praktiniai patarimai
Įmonės kasdien surenka daug dokumentų, kurie pradiniame etape laikomi darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, ankstesnių metų dokumentai turi būti perkelti į specialų archyvą. Kadangi archyvuose kaupiami dokumentai gali būti skirtingo saugojimo termino, būtina juos suskirstyti į bylas pagal kategorijas ir saugojimo trukmę.
- Kiekviena byla turi būti pažymėta su pagrindine informacija: metai, dokumentų tipas, saugojimo terminas.
- Dokumentų bylos turi būti rišamos arba įrišamos, lapai sunumeruoti, o bylos paskutiniame lape užrašomas lapų skaičius.
- Perdavimo archyvui metu sudaromas bylų perdavimo-priėmimo aktas, nurodantis atsakingus asmenis ir dokumentų kiekį.
- Netvarkingi ir nesusisteminti dokumentai archyve apsunkina dokumentų paiešką ir lemia, kad dokumentai saugomi ilgiau nei reikia.
Dokumentų saugojimo aplinkos reikalavimai
Dokumentų saugojimo vieta turi būti patikima ir saugi. Archyvų patalpos dažnai būna be tiesioginių saulės spindulių, gerai vėdinamos, sausos ir palaikančios pastovią temperatūrą. Patartina, kad archyvuose nebūtų vandentiekio ar kanalizacijos tinklų arti - kuo toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti laikomos spintose arba lentynose, ne ant grindų.
Elektros lemputės archyvuose turėtų būti su storu stiklu ir metalinėmis apsaugomis, kad, jos sprogus, nesukeltų gaisro. Pirmame aukšte esančios archyvų patalpos langai turėtų būti apsaugoti grotomis ar žaliuzėmis, o durys - rakinamos, raktas turi būti pas atsakingą asmenį.
Įmonių dokumentų saugojimo praktika
90 proc. įmonių savo dokumentus saugo ne specialiose archyvų patalpose, o buhalterijos kambariuose, todėl būtina užtikrinti saugumą rakinamose spintose, kur raktus turi tik atsakingi asmenys ir vadovas. Tokia praktika padeda išsaugoti dokumentus, kuo sumažina riziką dokumentų sugadinimui ar praradimui.
Taip pat skaitykite: Vadovas apie Sodros automatizavimą
Sodros dokumentų ir susijusių projektų dokumentų saugojimas
Sodros dokumentai ir kiti su socialiniu draudimu susiję apskaitos dokumentai, darbdavio dokumentai bei europinių projektų dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 10 metų, o kai kurie asmeniniai darbo santykių dokumentai - 50 metų. Tai reglamentuojama Bendrųjų ir Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėse. Pavyzdžiui, europinių projektų dokumentai turi būti saugomi bent 10 metų nuo projekto pabaigos, kaip nurodyta projekto finansavimo sutartyse ir teisės aktuose.
Dokumentų saugojimo tvarka ir terminai dažnai nurodomi projektų kontraktuose, ir įmonės privalo šias nuostatas įtraukti į dokumentų valdymo vidinę politiką bei aprašą. Tokiu būdu užtikrinama atitiktis teisės aktų reikalavimams bei sudaromos sąlygos sklandžiai dokumentų tvarkai.
Atnaujinimai ir pakeitimai dokumentų saugojimo srityje
Nuo 2024 metų spalio 1 dienos įsigaliojo nauja Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri:
- Patikslino ir sutrumpino kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpius.
- Pašalino nereikalingus dokumentus.
- Įtraukė naujus dokumentų tipus.
- Supaprastino dokumentų administravimą visose įmonėse.
Tai leidžia įmonėms efektyviau tvarkyti savo archyvus, sumažinti nereikalingų dokumentų saugojimą ir sumažinti administracinę naštą.
Statistinė informacija apie pagrindinius dokumentų saugojimo terminus
| Dokumentų rūšis | Senesni terminas | Terminas nuo 2024 m. sp. 1 d. |
|---|---|---|
| Darbo sutartys (galiojančios) | 50 metų | 50 metų |
| Darbo sutartys (neįsigaliojusios) | Nėra aiškaus termino | 3 metai |
| Asmens bylos | 10 metų po darbo pabaigos | 3 metai po darbo pabaigos |
| Atostogų ir darbo grafikai | 1 metai arba nebuvo reglamentuota | 3 metai |
| Teismų ir ginčų dokumentai | 1 metai | 5 metai |
| Susirašinėjimo dokumentai | 5 metai | 3 metai |
Rekomendacijos įmonėms ir organizacijoms
- Reguliariai atnaujinti dokumentų valdymo ir saugojimo planus atsižvelgiant į naujausius teisės aktų pakeitimus.
- Organizuoti darbuotojų mokymus apie dokumentų tvarkymo ir saugojimo reikalavimus.
- Užtikrinti tinkamą dokumentų saugojimo aplinką tiek fiziniu, tiek elektroniniu pavidalu.
- Naudoti specializuotas dokumentų saugojimo sistemas ir susitarimus su licencijuotais paslaugų teikėjais.
Išplėstinis įrašų valdymas: klasifikavimo ir saugojimo grafikai
Taip pat skaitykite: Draudžiamųjų laikotarpių pažymos gavimas